En toda sociedad ya sea anónima, de Responsabilidad limitada u otra forma de sociedad que reconozca una cuenta de explotación, según en las fechas que se hayan acordado dentro del pacto de socios, normalmente o a final del año natural, se cierran las cuentas anuales de cualquier sociedad. Estas cuentas deben estar siempre aprobadas por la mayoría del órgano de gobierno.
El órgano de administración, además de la obligación de formular cuentas (artículos 253 y ss LSC), tiene que depositarlas en el registro mercantil (artículo 368 RRM) en el plazo de un mes desde su aprobación por la Junta General.
Más concretamente, los administradores tienen que presentar certificación de los acuerdos de la junta de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas y de aplicación del resultado así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.
El Registrador calificará bajo su responsabilidad en quince días desde la fecha del asiento de presentación si los documentos presentados son exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si apreciare algún defecto, emitirá una calificación negativa no pudiendo llevar a cabo la inscripción. Por tal razón, cuando no existe aprobación de las mismas por la junta, el órgano de administración tiene que notificar al registro mercantil la certificación del acta en la que no se aprueban las cuentas expresando cuál ha sido la causa de no aprobación. En este supuesto, se evitará el cierre de la hoja registral.
Están obligados a depositar las cuentas anuales:
La falta de depósito de las Cuentas Anuales tiene, como mínimo, tres graves perjuicios para su empresa:
El primer mes de cada año los Registradores Mercantiles tienen que remitir a la DGRN una relación de las sociedades que no hubieran cumplido la obligación de depósito el año anterior. En el segundo mes se trasladará la lista al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para la incoación del expediente sancionador de acuerdo con lo previsto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Por su parte, el Registro no impondrá sanción si la presentación de las cuentas si se efectúa antes del transcurso de un año desde el cierre del ejercicio social (hasta el 31 de diciembre). Sin embargo, si ha transcurrido más de un año se procederá al cierre provisional de la hoja registral.
Asimismo, si los documentos se presentan con anterioridad al inicio del expediente sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Sin embargo, sin duda la consecuencia más grave es la posibilidad de derivación de responsabilidad personal de los socios, frente a los acreedores de la sociedad.
Dentro del pacto de socios, es conveniente establecer los criterios para formular las cuentas anuales y la sanción por falta de aprobación sin la debida motivación/justificación.
Al no presentar las cuentas, el administrador no actúa con la diligencia que le es exigida.
Conclusión: La presentación de cuentas, es de obligación para los administradores de toda sociedad que tenga una explotación mercantil, independientemente de su forma órgano de gobierno. Las consecuencias de no presentar las cuentas abarcan desde la mala imagen de la empresa, por la falta de transparencia cara a la sociedad, hasta sanciones económicas contra los administradores de dicha sociedad. En estos casos las sanciones para los administradores, pueden ser societarias, incluso contra su propio patrimonio, u obligar a la sociedad a presentar un concurso de acreedores.
