Fiscalizar, por parte de las autoridades tributarias, las auditorías de operaciones entre partes relacionadas con precios de transferencia (PPTT), es práctica común tanto en España como en los países de nuestro entorno. En el conjunto de las naciones con un sistema tributario desarrollado, existen leyes que regulan las obligaciones de las empresas en materia de PPTT. En el caso concreto de España, durante los últimos años se han incrementado, considerablemente, el número de auditorías relacionadas con esta materia.
Incluso, en aquellas auditorías enfocadas, inicialmente, hacia otras áreas y materias asociadas a la contabilidad de las empresas, se acaban incorporando elementos y conceptos relacionados con PPTT como parte del proceso de revisión de dichas auditorías. Derivado de todo ello, y como medida de protección frente a una potencial auditoría fiscal, es responsabilidad de la compañía mantener un soporte actualizado con toda la información y documentación relativa a PPTT.
Necesidad de ser proactivos
Por el hecho de operar con partes relacionadas, no es posible disponer de un standard que pueda considerarse suficiente para determinar cuanta información, datos y documentación es la necesaria para respaldar correcta y completamente una transacción. Por este motivo, muchas empresas se encuentran con dificultades a la hora de definir, preparar y recabar toda la información que pudiera considerarse relevante para soportar las transacciones intercompañía en las que está involucrada una empresa.
Qué hay que tener en cuenta para evitarse problemas con Hacienda
Un primer paso sería que las compañías deben mostrarse proactivas –y, también, atentas- a la hora de preparar la documentación soporte, o defense file, que se haya derivado de operaciones con partes relacionadas. Sobre todo, nos referimos a aquellas operaciones que involucren, principalmente, transferencia de acciones o activos intangibles. Para ello, es recomendable tomar en cuenta los siguientes elementos:
Muchas empresas, principalmente del sector industrial, necesitan mantener una constante interacción con compañías de su mismo grupo, lo que se deriva en múltiples transacciones entre partes relacionadas. En este contexto, la capacidad de las compañías para generar un defense file de cada operación podría convertirse en una tarea compleja.
En esta situación, resulta de vital importancia que las compañías identifiquen cuales de estas operaciones podrían tener un mayor riesgo de cara a un adecuado tratamiento fiscal. Lo normal es que este apartado agrupe operaciones con filiales extranjeras que incluyan deducciones; activos inmateriales o que estén relacionadas con regímenes fiscales preferentes; operaciones no recurrentes de transmisión de empresas; funciones o intangibles relevantes.
Una vez cerrado el ejercicio fiscal, toda la información derivada de la operación con la parte relacionada puede convertirse en un engorro si, previamente, no se ha gestionado de manera correcta. Pasado el tiempo pueden aparecer situaciones que agraven, aún más, la puesta en orden de toda la documentación (las personas encargadas abandonan la empresa, cambio del sistema operativo, ajustes en los sistemas de soporte de datos –físico o en la nube-…).
Por estos y otros motivos, y para evitarse problemas a posteriori, es recomendable gestionar el archivo de la documentación soporte en un espacio temporal lo más cercano posible a la fecha de cierre de la operación.
Si bien las operaciones que realiza una empresa con partes relacionadas, así como su forma de operar, reúnen particularidades propias de cada caso, la documentación soporte que habría que reunir suele ser similar. Esta debe incluir la siguiente documentación:
Crear un mecanismo de defense file da a las empresas la posibilidad de disponer de un sistema de control de información que puede ser aprovechado para el cumplimiento de distintas obligaciones fiscales.
Por regla general, las sociedades que disponen de procesos de recogida de información para un defense file, acaban beneficiándose de la compilación de datos que resultan necesarios para el cumplimiento de actividades en materia regulatoria, financiera y corporativa.
Por último señalar que, aunque, a menudo, se ponga el foco en las operaciones con compañías de otros países, lo cierto es que la obligación de cumplir en materia de PT afecta tanto a contratos nacionales como internacionales. Por este motivo, deberá ser la propia compañía la que evalúe si sus operaciones nacionales –ya sea por volumen o recurrencia- deben también ser desarrollar su propio mecanismo de defense file.
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