En este post hablaremos sobre la auditoría del gasto de personal. Los gastos de personal se encuentran dentro de la cuenta de pérdidas y ganancias, e incluyen las remuneraciones al personal, es decir sueldos, salarios, seguros sociales, comisiones, indemnizaciones, etc. Sin embargo, en ningún caso figurarán las remuneraciones por compromisos por retribuciones a largo plazo ni los pagos al personal con instrumentos de patrimonio.
En este post, exploraremos la importancia de la auditoría del área de personal, las pruebas de auditoría habitualmente utilizadas y otras consideraciones a tener en cuenta.
Si quieres conocer más sobre la auditoría, en el siguiente post explicamos en que consiste una auditoría de cuentas y cuáles son sus objetivos.
Cuentas contables del área de Personal
El plan general de contabilidad establece las siguientes cuentas contables relacionadas con el gasto de personal que se incluyen dentro del epígrafe Gastos de Personal de la cuenta de Pérdidas y Ganancias:
- Sueldos y salarios (640): Retribuciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.
- Indemnizaciones (641): Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirse de un daño o perjuicio. Se incluyen indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
- Seguridad Social (642): Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realicen.
- Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida (643): Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de aportación definida.
- Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida (644): Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de prestación definida.
- Retribución al personal mediante instrumentos de patrimonio (645): Importes liquidados por la empresa con instrumentos de patrimonio o con importes en efectivo basados en el valor de instrumentos de patrimonio a cambio de los servicios prestados por los empleados.
- Otros gastos sociales (649): Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la empresa.
- Exceso de provisiones por retribuciones al personal (7950) y Exceso de provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio (7957): Diferencia positiva entre el importe de la provisión existente y el que corresponda al cierre del ejercicio o en el momento de atender la correspondiente obligación.
Objetivos de Auditoría de Gastos de Personal
A continuación, describimos los principales objetivos de auditoría en el área de gastos de personal:
Valoración e imputación: Asegurarse de que los importes por el gasto de personal son correctos y están adecuadamente registrados.
Ocurrencia: Comprobar que las transacciones y hechos que se han contabilizado han ocurrido realmente y corresponden a personal que ha prestado servicios a la entidad.
Exactitud: Los importes de las transacciones y hechos sobre gastos de personal se han registrado correctamente.
Integridad: Se han contabilizado todos los gastos de personal que se han devengado generadas por trabajo o por indemnizaciones.
Corte de operaciones: Se han contabilizado todos los gastos de personal en el periodo correcto.
Obligaciones: La Hacienda Pública por IRPF, la Seguridad Social por las cotizaciones son obligaciones de la entidad con su personal. También los derivados de planes de pensiones.
Existencias:Los gastos de personal, así como los pasivos derivados de los mismos existen.
Clasificación: Las transacciones y hechos sobre gastos de personal están registradas en las cuentas contables correctas.
Registro: Asegurar que la gestión y registro de los gastos de personal cumplen con las normativas contables y legales vigentes, como el Plan General de Contabilidad (PGC) y otras regulaciones aplicables.
Es importante también incluir en la memoria toda la información referente a esta área según se trate de memorias abreviadas o normales.
Procedimientos de Auditoría del Área de Personal
La auditoría del área de personal implica varios pasos y procedimientos para garantizar que se realice de manera efectiva:
- Obtener un detalle de las cuentas contables del área de personal y comparar los importes con los del ejercicio pasado. Además, deberemos cuadrarlo con el epígrafe de la cuenta de pérdidas y ganancias. Analizaremos las diferencias con respecto al ejercicio anterior y los ratios relacionados con el área como el sueldo medio por empleado.
- Obtener y conciliar el resumen de nóminas de todos los meses con contabilidad. De esta manera podemos analizar las variaciones entre meses.
- Obtener, si existe, una copia de los procedimientos y políticas contables y comprobar su uniformidad en la aplicación respecto al ejercicio anterior.
- Revisar que la entidad aplica correctamente el convenio colectivo (salario base, pluses, etc.).
- Comprobar la existencia física de los empleados y comprobar que efectivamente ha prestado servicio a la empresa. Se deberá realizar una visita a las oficinas.
- Deberá comprobarse la existencia, integridad y exactitud del gasto, esto se puede realizar sobre una muestra de gastos de personal:
- Comprobar la existencia del gasto mediante la revisión del contrato de trabajo, las nóminas, los partes de horas y la autorización correspondiente.
- Verificar que los conceptos de retribución incluidos en la nómina son los que figuran en convenio.
- Verificar las deducciones sobre las remuneraciones (IRPF y Seguridad Social).
- Verificar los cálculos aritméticos y comprobar el registro contable.
- Verificar el pago de las nóminas seleccionadas.
- Obtener documentación sobre las indemnizaciones, verificar el cálculo correcto (exactitud) y solicitar el pago de la misma. Comprobar que si procede dotar alguna provisión y enlazar con la respuesta de los abogados y asesores en su caso.
- Verificar la exactitud del coste de la seguridad social que debe pagar la empresa.
- Comprobar el correcto devengo de los gastos, prestando especial atención a las pagas extras y sobre todo a posibles bonus o comisiones que por su devengo deban provisionarse.
- Seleccionar una muestra de otros gastos de personal y acreditar mediante documentación que se han producido y se han registrado correctamente.
- Obtener y revisar el detalle de los anticipos y créditos al personal, y ver la política, las condiciones en cuanto a vencimientos y su inclusión como retribución en especie si fuera así, verificar condiciones, comprobar el cobro posterior y verificar la correcta clasificación, valoración y registro.
- Comentar con la entidad cualquier posible reclamación de índole laboral.
- Obtener el certificado de estar al corriente de pago con la hacienda pública y la seguridad social.
- Circularización a abogados, asesores fiscales y laborales y preguntar sobre la posible existencia de litigios o contingencias de índole laboral.
Evaluación del Control Interno del área de Personal
Las pruebas a realizar en el área de personal dependerán en gran medida de si confiamos o no en el control interno de la entidad según las pautas de la NIA – ES 315. Profundizando un poco más en la evaluación del control interno, cuando se analice esta área tendremos evaluar lo siguiente:
- Obtener y evaluar las políticas y procedimientos en cuanto a su estimación, valoración y registro de los gastos de personal. Debe existir un manual de procedimientos para el registro y valoración de los gastos de personal. Debe existir también uniformidad en la aplicación de las políticas contables.
- Identificar los controles más relevantes en cuanto a:
- Autorización de la contratación del personal de la entidad y la aprobación de los salarios por personal responsable de la empresa. Es importante para el control interno, por ejemplo, tener un departamento de personal que autorice y gestione todas las tareas relacionadas con esta área.
- Ejecución. Es muy importante que existan controles que garanticen que los servicios han sido realmente desarrollados, por ejemplo, los gastos de desplazamiento (dietas y kilometrajes) que asume la compañía. Para ello es fundamental una buena supervisión y una adecuada segregación de funciones.
- Registro. En cuanto al registro:
- Es importante que exista un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones y las deducciones de la Seguridad Social, IRPF u otras.
- Debe existir un sistema que permita que permita una correcta contabilización según la cuenta correspondiente con el objetivo de un correcto reflejo en las cuentas anuales.
- Controles en los sistemas mecanizados, con el fin de asegurarse de que la información se procesa correctamente.
- Custodia y salvaguarda de documentos. Es fundamental, que se mantengan registros que nos permitan comprobar las remuneraciones (tiempo trabajado, horas extras, cálculo de las vacaciones, etc).
- Documentar toda la información obtenida de conversaciones con el personal mediante memorándums o mediante otros medios que garanticen la evaluación del control interno.
Pruebas de cumplimiento del área de Personal
La entidad realizará una prueba de cumplimiento en esta área. Las pruebas de cumplimiento se centran en evaluar si la empresa está cumpliendo con sus políticas internas y las normativas externas relacionadas con el inmovilizado material. Esto incluye la revisión de políticas de autorización de pago y la segregación de funciones para enir errores y fraudes.
Problemáticas más habituales del área de personal
Los problemas más habituales en éste área son los siguientes:
- El salario convenio aplicado por la entidad no se ajusta el salario convenio fijado por la empresa.
- La retención de IRPF del empleado no es correcta según su situación personal y familiar.
- La Base de la Seguridad Social no resulta adecuada.
- Las indemnizaciones no están bien calculadas.
- Los anticipos no están bien documentados.
- Diferencias entre la contabilidad y los resúmenes de nóminas u otros soportes en relación a retenciones, líquido a percibir, salario base o seguridad social de la empresa.
- Devengo de pagas extras, vacaciones o bonus.
Revisión de la información en la memoria
El auditor revisará las notas explicativas en los estados financieros para asegurarse de que se ha divulgado toda la información relevante sobre el área de personal de manera clara y comprensible para los usuarios de los estados financieros.
Si quieres realizar una consulta o solicitar presupuesto, contacta con un auditor profesional del equipo de Audágora Auditores, estaremos encantados de atenderte y te responderemos con la mayor brevedad posible.
Fuente: Audágora Auditores y Consultores
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