Las existencias pueden representar una parte significativa de los activos de muchas entidades y, por lo tanto, es esencial garantizar que estén correctamente valoradas y reflejadas en los estados financieros. En este post, exploraremos en detalle los procedimientos de auditoría del área de existencias y las consideraciones clave a tener en cuenta.
Las existencias, también conocidas como inventarios, comprenden los bienes y materiales que una empresa mantiene para su venta, producción o uso en el curso normal de sus operaciones.
Estos activos pueden incluir productos terminados, materias primas, productos o trabajos en curso y otros materiales relacionados con la producción o distribución, como pueden ser envases y embalajes.
La auditoría de existencias tiene como objetivo verificar la existencia, la valoración y la presentación adecuada de las existencias en los estados financieros de la entidad. Esto garantiza que los activos estén reflejados con precisión en los libros contables y que los resultados financieros reflejen la situación económica real de la empresa.
Los procedimientos a realizar para verificar el área de existencias de una entidad, dependerá de la naturaleza de las existencias, así como su complejidad.
La auditoría de existencias puede presentar desafíos específicos debido a la naturaleza física de los activos y a las prácticas contables y de gestión que varían entre las empresas.
A continuación, describiremos algunos de los procedimientos que se suelen llevar a cabo para auditar las existencias:
Planificación de la Auditoría de existencias
Antes de realizar los procedimientos de auditoría, es esencial planificar adecuadamente el trabajo a realizar sobre el área de existencias. Esto incluye comprender el sector en el que opera la entidad, la naturaleza de las existencias, identificar riesgos específicos relacionados con las éstas y establecer objetivos claros para la ejecución auditoría.
Evaluación de los Controles Internos sobre las existencias
Los auditores evaluaran los controles internos relacionados con las existencias para determinar su efectividad. Esto implica revisar políticas y procedimientos, identificar debilidades potenciales y evaluar la fiabilidad de los sistemas de información utilizados para rastrear las existencias.
Inspección Física
La inspección física de las existencias es un paso crítico. Sirve para verificar la existencia y la condición de las existencias al contar físicamente los artículos y comparar los resultados con los registros contables.
Lo habitual es realizar una selección de una muestra de elementos del inventario a revisar. Esta muestra puede hacerse mediante métodos estadísticos o de selección aleatoria, y la muestra debe ser representativa sobre el total del inventario.
La inspección física es útil para verificar el estado de las existencias en stock, como podrían ser indicios de deterioro físico, o cualquier condición que pudiera dificultar que la venta de dichos artículos y, por lo tanto, provocar el registro de una provisión por deterioro de existencias en los estados financieros.
Confirmaciones
Puede darse el caso de que el inventario esté en depósito en las instalaciones de algún tercero diferente de la entidad, como un proveedor o cliente, siendo estas existencias, propiedad de la entidad, y en tal caso se puede solicitar la confirmación de las existencias y su valor a dicho tercero independiente de la entidad a una fecha determinada.
Pruebas de valoración
Es importante verificar que el coste y valoración de las existencias, está conforme a las normas de registro y valoración correctamente. Esto puede incluir la comparación de los costes con fuentes externas y la revisión de políticas de valoración.
Para ello se evaluará si las existencias están valoradas de acuerdo con los principios contables aplicables, como el método de precio de adquisición o coste de producción.
Para ello, sobre una muestra de artículos, se verificarán las facturas de compra, recibos, escandallos u otros documentos. En el post sobre valoración inicial de las existencias, detallamos con ejemplos como se valoran inicialmente y los métodos habituales utilizados.
Además, en el post sobre la valoración de las existencias podrás encontrar amplia información sobre los métodos y como se valoran las existencias con posterioridad a la adquisición de éstas, así como cuestiones clave a tener en cuenta en el proceso de valoración.
También es importante revisar las provisiones para obsolescencia o deterioro realizadas por la entidad que modifiquen el valor de adquisición de la entidad.
Cálculo de Rotación de Inventarios
La rotación de inventario se calcula para evaluar la eficiencia en la gestión de las existencias. Este indicador mide con qué rapidez la empresa compra, utiliza y vende sus existencias. También es útil para detectar aquellas existencias que tienen muy baja rotación y que puede ser indicio de obsolescencia o dificultad de vender los artículos.
Hay algunas consideraciones clave a tener en cuenta en la revisión del área de existencias de la entidad:
Rotación de Existencias
La frecuencia con la que una empresa compra y vende sus existencias puede afectar significativamente los saldos de inventario. Es importante evaluar la rotación de existencias para determinar si es coherente con las prácticas de la industria y las políticas de la empresa.
Valor Neto Realizable
Las existencias deben valorarse al valor neto realizable, que es el precio de venta esperado menos los costes estimados para llevar los productos al mercado. Es clave asegurarse de que esta valoración se realice de manera adecuada, pues en caso de que este valor sea inferior al valor del artículo en el inventario, requerirá la dotación de una provisión por deterioro.
Provisiones para Obsolescencia o Deterioro
Si una empresa anticipa que algunas de sus existencias se volverán obsoletas o perderán valor, debe establecer provisiones adecuadas.
Control de Acceso Físico
Evaluar el control de acceso físico a las existencias para prevenir el robo o la manipulación. Esto incluye la revisión de sistemas de seguridad y registros de acceso a áreas de almacenamiento.
Consistencia en Métodos de Valoración
Es importante que la empresa utilice métodos de valoración consistentes a lo largo del tiempo y asegurarse de que no haya cambios inadecuados en los métodos de valoración de existencias.
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