Cierre contable y ciclo natural de actividad de una empresa

El cierre contable es un proceso fundamental en la contabilidad de cualquier empresa. Consiste en revisar, ajustar y cerrar los libros contables al final de un período específico, usualmente al final de un año fiscal, pero no tiene por qué coincidir con el año natural ni fiscal.

Este proceso permite a la empresa obtener una imagen clara y precisa de su situación financiera, medir su desempeño durante el período y preparar los estados financieros como el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria (y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo).

Por otro lado, el ciclo natural de actividad de una empresa es el período de tiempo que abarca desde la adquisición de materias primas o mercaderías, pasando por la transformación, hasta la recolección de efectivo tras la venta de productos terminados o servicios. Dependiendo del tipo de negocio, este ciclo puede variar en duración; por ejemplo, una empresa agrícola tiene un ciclo natural de actividad que puede durar varios meses, desde la siembra hasta la cosecha y venta.

La empresa puede decidir qué periodo de 12 meses se adapta mejor a su actividad, sin estar obligada a hacer coincidir su ejercicio de actividad con el año fiscal, en este post queremos explicar las ventajas de adaptar el cierre contable con el periodo de actividad habitual de la empresa.

¿Qué es el cierre contable?

El ejercicio contable de una empresa consiste en un periodo de 12 meses donde se desarrolla su actividad.

El cierre contable de una empresa al final del ejercicio es el proceso mediante el cual se revisan, ajustan y consolidan todos los registros financieros de la empresa para preparar los estados financieros. Este proceso se realiza al final del ejercicio contable.

Revisión y ajustes contables de cierre: Se revisan todas las cuentas para asegurarse de que los ingresos y gastos estén correctamente registrados en el periodo atendiendo principalmente al principio de devengo. Posteriormente se realizan los ajustes necesarios, como la amortización de activos, provisiones (como por ejemplo para deudas incobrables o por posibles contingencias) y el reconocimiento de ingresos o gastos devengados y pendientes de facturar. También se pueden realizar ajustes de corrección de errores.
Conciliación de cuentas: Se revisan todas las cuentas para asegurarse de que los saldos sean correctos. Se comparan los registros contables con los extractos bancarios y otros documentos externos para asegurarse de que todas las transacciones estén correctamente reflejadas. Incluso se puede realizar una comprobación de los saldos con clientes y acreedores para verificar que son correctos a cierre del ejercicio.
Cierre de cuentas temporales: Las cuentas de ingresos y gastos, que son temporales, se cierran y se transfieren al patrimonio de la empresa, normalmente a una cuenta de resultados acumulados.
Preparación de estados financieros: Se elaboran los estados financieros del ejercicio, incluyendo el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria (y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo). Estos estados reflejarán la situación financiera de la empresa al final del período y los resultados obtenidos durante el ejercicio.
Determinación del resultado del ejercicio: Se calcula el resultado final del ejercicio, que puede ser una ganancia o una pérdida, y se transfiere al patrimonio de la empresa.

El cierre contable es crucial para obtener una imagen clara y precisa de la salud financiera de la empresa y un requisito legal para cumplir con las normativas fiscales y de auditoría. Si quieres ampliar información sobre las claves para realizar adecuadamente un cierre, visita el post sobre los cierres contables.

De cara a realizar un correcto cierre del ejercicio, habría que tener en cuenta las fechas claves para la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales, además de tener en cuenta los hechos posteriores al cierre del ejercicio que pudieran ocurrir y que afectarían a las cuentas anuales.

Puedes encontrar diferentes ejemplos sobre estas fechas claves en el post Ejemplos de Formulación, Aprobación y Depósito de Cuentas.

¿Cuál es el ciclo natural de actividad de una empresa?

Es fundamental conocer el ciclo natural de actividad de una empresa para entender cómo fluyen los flujos de efectivo dentro de ésta. Ese ciclo determina el tiempo que toma convertir una inversión inicial en efectivo, lo cual es crucial para la gestión del flujo de tesorería y la planificación financiera.

Por ejemplo, una empresa con un ciclo natural largo, como una empresa agrícola que debe esperar varios meses entre la siembra y la cosecha, necesitará gestionar cuidadosamente su capital de trabajo para cubrir sus necesidades durante ese período. En cambio, una empresa con un ciclo corto, como un minorista que vende productos al contado, puede hacer rotar su efectivo más rápidamente, lo que facilita la liquidez.

El ciclo natural de actividad puede variar en función de factores como el sector en el que opera la empresa, su tamaño, la demanda de sus productos o servicios y las condiciones del mercado. Por eso, entender y gestionar bien este ciclo es clave para la salud financiera y operativa de la empresa.

Etapas del clico natural de actividad de una empresa

Este ciclo incluye varias etapas clave que varían según el tipo de negocio:

Adquisición de materias primas o mercaderías: La empresa compra materias primas, mercaderías u otros artículos necesarios para producir sus productos o prestar sus servicios.
Producción o Prestación del Servicio: Los artículos adquiridos se transforman en productos terminados o se utilizan para prestar servicios. En una empresa manufacturera, esto incluiría la fabricación de bienes. En una empresa de servicios, sería la prestación del servicio.
Venta del Producto o Servicio: Los productos terminados o los servicios prestados se venden a los clientes. Esto puede realizarse al contado o a crédito, dependiendo de la política comercial de la empresa.
Cobro de Ventas: Finalmente, la empresa cobra el dinero de las ventas realizadas. Si las ventas fueron a crédito, esta etapa puede tardar más tiempo, lo que prolonga el ciclo natural de actividad.

Ventajas de adaptar el cierre contable al ciclo natural de actividad de una empresa

Por lo tanto, visto lo anterior, adaptar el cierre contable al ciclo natura de actividad de la empresa es un factor clave para realizar una adecuada gestión financiera de la entidad.

En la gestión financiera, uno de los aspectos más estratégicos es el momento en el que se realiza el cierre contable. Adaptar este proceso al ciclo natural de actividad de tu empresa puede ofrecer numerosas ventajas:

Reflejo más preciso del desempeño financiero: Si el cierre contable se alinea con el ciclo natural de actividad, los ingresos y gastos registrados corresponderán mejor a las actividades reales de la empresa. Esto proporciona una visión más precisa de la rentabilidad y eficiencia operativa, evitando distorsiones que puedan surgir si el cierre contable ocurre en un momento inusual del ciclo natural de actividad.
Mejor gestión del flujo de caja: Al sincronizar el cierre contable con el ciclo natural, se facilita una gestión más efectiva del flujo de caja. La empresa puede planificar sus necesidades de efectivo y sus estrategias de inversión y financiación con una mejor comprensión de cuándo se generan y cuándo se requieren los fondos.
Facilita la planificación y toma de decisiones: Con información financiera que refleja con mayor precisión las operaciones de la empresa, los directivos pueden tomar decisiones más informadas sobre aspectos como la inversión en nuevos proyectos, la gestión de inventarios y la contratación de personal. Esto es especialmente útil en sectores con alta estacionalidad o fluctuaciones significativas en la demanda.
Reducción de ajustes contables complejos: Al cerrar los libros en un punto que coincide con el final del ciclo natural, se minimizan los ajustes contables complejos que podrían ser necesarios para prorratear ingresos y gastos que no coinciden con el ciclo contable, según el principio de devengo. Esto reduce la carga de trabajo del departamento contable y disminuye el riesgo de errores.
Mayor claridad para inversores y acreedores: Los estados financieros que reflejan el ciclo natural de la empresa ofrecen a los inversores y acreedores una imagen más clara de cómo opera el negocio y cuáles son sus verdaderos riesgos y oportunidades. Esto puede mejorar la confianza en la gestión y facilitar el acceso a financiación.
Cumplimiento fiscal optimizado: Si bien es esencial cumplir con los requisitos fiscales, adaptar el cierre contable al ciclo de actividad puede ayudar a optimizar el pago de impuestos al evitar picos innecesarios de ingresos en períodos fiscales desfavorables.

Ejemplos de empresas con diferentes ciclos de actividad

A continuación, os exponemos varios ejemplos de empresas que pueden tener ciclos de actividad diferentes al año natural:

Entidades agrícolas: Las empresas agrícolas suelen tener ciclos de producción que dependen de las estaciones del año. Por ejemplo, una empresa que produce aceite, como una almazara o un agricultor de aceitunas, podría tener su ciclo principal entre la producción y la recolección o transformación. Este periodo puede ir desde principios de septiembre hasta finales de agosto del año siguiente de manera que, durante el ejercicio se incluyan todos los gastos de mantenimiento, cosecha y producción.
Entidades de venta de ropa: Las empresas de moda suelen operar en ciclos estacionales, con colecciones de primavera-verano y otoño-invierno. Las ventas y la producción están altamente concentradas en estos períodos. Un cierre contable que coincida con el final de una temporada importante, como en marzo o septiembre, permitiría a la empresa evaluar el rendimiento de una colección completa, ajustando su inventario y estrategia para la siguiente temporada.
Entidades de juguetes: El ciclo de actividad de una empresa de juguetes está fuertemente influenciado por la temporada navideña, con un pico de ventas significativo en los meses previos a diciembre hasta enero. Un cierre contable al final de enero permitiría incluir todas las ventas navideñas, proporcionando una visión completa del rendimiento anual y evitando la necesidad de realizar ajustes importantes en un período posterior.
Entidades educativas: Las instituciones educativas, como universidades o colegios, operan en ciclos académicos que suelen comenzar en septiembre y terminar en junio o julio. Un cierre contable en julio o agosto, al final del ciclo académico, permitiría reflejar de manera precisa los ingresos por matrículas, becas, y otros costes operativos asociados con el año académico.
Entidades vacacionales: Los hoteles y resorts en destinos turísticos suelen tener picos de actividad que coinciden con las temporadas altas de vacaciones, como el verano y el de fin de año. Durante estos períodos, la ocupación y los ingresos alcanzan su máximo, mientras que, en temporada baja, la actividad puede reducirse considerablemente. Un cierre contable que se realice después de la temporada alta, por ejemplo, en septiembre o enero, permitiría capturar de manera precisa los ingresos y costes de los períodos de mayor actividad. Esto proporciona una visión más clara del rendimiento anual, permitiendo a la empresa planificar mejor para la temporada baja y preparar estrategias para el próximo ciclo de alta demanda.

Adaptar el cierre contable al ciclo natural de actividad de una empresa es una práctica que puede ofrecer numerosos beneficios, desde una mayor precisión en la información financiera hasta una mejor gestión del flujo de caja y una toma de decisiones más informada. Al considerar esta adaptación, las empresas pueden obtener una visión más realista de su desempeño financiero y mejorar su capacidad para enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades que se presenten en su sector.

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