Primera auditoría de cuentas

Recibir una auditoría de cuentas por primera vez puede imponer un poco, pero en realidad se trata de un proceso muy positivo para la entidad. Una auditoría busca verificar que la información económica y financiera refleje fielmente la situación real de la entidad. Lejos de ser un examen, es una oportunidad para ganar credibilidad y confianza ante socios, clientes o financiadores. Por lo que bien enfocada, es un proceso muy útil que aporta orden y una herramienta de mejora para tu entidad.

En este post os contamos, qué se hace en una auditoría de cuentas, qué información te van a pedir, cuál es el objetivo final y qué ventajas tiene para la entidad.

¿Qué es la auditoría de cuentas?

Una auditoría de cuentas es una revisión independiente de las cuentas anuales de la entidad (balance, cuenta de resultados, memoria, etc.), realizada por un auditor externo.

Su objetivo es:

Comprobar si las cuentas reflejan de forma razonable la realidad económica de la entidad.
Verificar que se aplican correctamente las normas contables.
Emitir un informe de auditoría que servirá de referencia para socios, bancos, administraciones públicas y otros terceros.

El resultado final es el Informe de Auditoría, un documento que da credibilidad y transparencia frente a bancos, subvenciones, socios o futuros inversores.

Si quieres conocer más sobre la auditoría, en el siguiente post explicamos en qué consiste una auditoría de cuentas y cuáles son sus objetivos.

¿Qué hace el auditor durante la auditoría?

Podríamos dividir el proceso de una auditoría en fases desde la planificación hasta la emisión del propio informe:

Conocimiento de la actividad

Durante la planificación de la auditoríael auditor necesitará conocer la actividad principal de la entidad, cómo se organiza en su día a día internamente y qué sistemas de control utiliza (quién autoriza pagos, cómo se facturan los ingresos, etc.).

Durante este proceso, se realizan entrevistas con el personal responsable de cada área. Pues cuanto mejor seá su conocimiento de la entidad, más óptimo y eficiente será el desarrollo de su encargo.

Planificación de la auditoría

Una vez adquirido el conocimiento de la entidad el auditor planificará su trabajo mediante:

La definición de las áreas que son más importantes o con más riesgo de incorrecciones materiales (ingresos, existencias, subvenciones, partes vinculadas…).
Decisión de qué pruebas va a realizar y sobre qué periodos o muestras.

La planificación de una auditoría es un tema muy amplio que puedes conocer en el post sobre planificación de auditoría.

Ejecución de la auditoría

La ejecución de la auditoría se trata del trabajo de campo en sí, que consiste en revisar documentación y realizar pruebas sobre ésta:

Contrastar saldos contables con contratos, facturas, extractos bancarios, nóminas, impuestos, etc.
Pedir explicaciones sobre movimientos que llaman la atención o no están claros.
Comprobar que hay coherencia entre lo que dicen las cuentas y la realidad del día a día.

Proceso de cierre de auditoría

Una vez concluido el trabajo de campo o fase de ejecución, el auditor comentará los hallazgos y se redactará el borrador del informe. Así mismo expone los ajustes o correcciones y en su caso recomendaciones de mejora.

Informe de auditoría

El informe es el resultado final de la auditoría, donde el auditor expresa una opinión sobre si las cuentas anuales muestran la imagen fiel.

La opinión de auditoría es una de los puntos más importantes y relevantes que forman parte de la estructura del informe de auditoría. Si quieres indagar más puedes visitar el post donde explicamos los tipos de opinión en el informe de auditoría.

Documentación para la auditoría

Cuanto mejor organizada esté la documentación y digitalizada, más ágil y menos estresante será la auditoría.

Vamos a dividir la información necesaria según las áreas habituales que contienen unas cuentas anuales, si quieres indagar más en que tareas se realizan puedes visitar el post sobre Áreas de Auditoría de Cuentas.

La información concreta dependerá del tipo de entidad, pero, en general, te pedirán al menos lo siguiente:

Documentación general

Cuentas anuales del ejercicio auditado y ejercicios anteriores (Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Memoria, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de efectivo)
Libro diario y mayor de las principales cuentas.
Una breve descripción de la actividad y, si existe, un organigrama básico.
Actas de reuniones del consejo, junta u otros órganos de gobierno.
Escrituras.
Contratos clave.
Manuales de procedimientos y políticas de reconocimiento de ingresos y registro de gastos.
Litigios en vigor.
Información sobre subvenciones y ayudas recibidas.
Pólizas de Seguros vigentes.
Organigrama.
Informes realizados por auditores internos.

Tesorería

Extractos bancarios de todas las cuentas al cierre del ejercicio y periodos que se revisen.
Conciliaciones bancarias preparadas y actualizadas.
Contratos de préstamos, pólizas de crédito y leasings, con sus cuadros de amortización y saldos.
Informe de riesgos de la Central de Información de Riesgos, CIRBE.
Arqueos de caja.

Ventas e ingresos

Listado de ventas por clientes.
Listado de pedidos o albaranes de salida.
Muestras de facturas emitidas (especialmente las más significativas).
Explicación sencilla de cómo se calculan los precios, descuentos habituales y condiciones de venta.
Contratos relevantes con clientes.

Compras y gastos

Listado de proveedores y gastos principales.
Listado de pedidos o albaranes de entrada.
Muestras de facturas recibidas (especialmente las más significativas).
Contratos relevantes: alquileres, servicios profesionales, suministros clave, etc.

Personal

Relación de trabajadores con sus datos básicos (tipo de contrato, categoría, antigüedad), también se suele utilizar el informe de vida laboral de la entidad del periodo emitido por la seguridad social).
Muestras de nóminas, justificantes de pago y seguros sociales.
Resúmenes mensuales de nóminas.
Cálculos del Bonus al personal y otras prestaciones.

Existencias e inventarios

Detalle del inventario a cierre de ejercicio.
Explicación del método de valoración (precio medio, FIFO, etc.).
Evidencias del recuento físico (actas, listados, hojas de inventario firmadas).
Detalle de existencias en tránsito.

Inmovilizado y otras inversiones

Registro de inmovilizado con altas, bajas y amortizaciones.
Facturas, escrituras y contratos de las inversiones más importantes (maquinaria, equipos, inmuebles, etc.).

Impuestos y comunicaciones con la Administración

Declaraciones de IVA, IGIC, Impuesto sobre Sociedades, retenciones, seguridad social y otros tributos que correspondan.
Comunicaciones relevantes con la Administración: requerimientos, actas, inspecciones, sanciones (si las hubiera).
Certificado de estar al corriente de pago con hacienda y la seguridad social.
Documentación de deducciones o beneficios fiscales aplicados.

Hechos posteriores

Extractos bancarios del ejercicio siguiente.
Libros de facturas emitidas y recibidas del ejercicio siguiente.
Estados financieros posteriores al cierre del ejercicio.

Consejos prácticos para tu primera auditoría

Para que tu primera auditoría sea más llevadera, ten en cuenta estos puntos:

Procura que la contabilidad esté cerrada sin asientos pendientes de realizar.
No lo dejes para el último momento: empieza a recopilar documentación con tiempo.
Nombra una persona de contacto con el auditor que centralice dudas y envíos de información.
Sé claro y transparente: si hay incidencias, es mejor explicarlas que intentar taparlas, pues el auditor siempre va a estar dispuesto a ayudar y resolverlas.
Aprovecha para preguntar y aprender: el equipo auditor puede aportar ideas y buenas prácticas basadas en su experiencia con otras entidades.

Ventajas de la auditoría de cuentas

Toda la información comentada con anterioridad servirá para revisar si las cuentas anuales de la entidad reflejan la imagen fiel. Y además junto con el informe de auditoría aportará una serie de ventajas que describimos en el post sobre beneficios de la auditoría de cuentas, que resumidamente son:

Orden interno: obliga a tener al día la contabilidad, las conciliaciones y la documentación.
Detección de errores: ayuda a localizar fallos contables o de control antes de que se conviertan en un problema mayor.
Más confianza externa: socios, bancos y proveedores ven la auditoría como una señal de transparencia y seriedad.
Mejor imagen: una entidad auditada transmite una gestión más profesional.
Mejoras en la gestión: muchas recomendaciones del auditor sirven para mejorar procesos, controles y forma de trabajar.

Si se entiende como una oportunidad de mejora, la auditoría puede ser un paso importante para profesionalizar la entidad.

Si quieres realizar una consulta o solicitar presupuesto, contacta con un auditor profesional del equipo de Audágora Auditores, estaremos encantados de atenderte y te responderemos con la mayor brevedad posible.