Antes de explicar las principales funciones del secretario del Consejo de Administración, debemos definir y acotar el objetivo del mismo.
1. Secretario del Consejo de Administración.
El Secretario del Consejo de Administración tiene como objetivo garantizar la corrección de los procedimientos y el cumplimiento de la normativa establecida (pudiendo ser o no a su vez miembro del Consejo de Administración si además concurre en la misma personal la condición de Consejero).
Además, en base a lo dispuesto por el artículo 529 octies de la Ley de Sociedades de Capital (LSC), es responsabilidad del secretario velar por que las actuaciones del Consejo se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.
1.1 Funciones del secretario del Consejo de Administración.
Así pues, las principales funciones del secretario del Consejo de Administración, que tiene como objetivo garantizar la corrección de los procedimientos y cumplimiento de la normativa establecida, son:
- Facilitar el buen desarrollo de las sesiones del Consejo
- Asistir al Presidente en la convocatoria y elaboración del orden del día de las reuniones del Consejo.
- Asesorar al Consejo en todos los temas de naturaleza legal o estatuaria o relacionada con las normas de Gobierno Corporativo.
- Llevar y custodiar los libros oficiales.
- Dejar constancia en, los libros de actas, del desarrollo de las sesiones y acuerdos adoptados.
- Incorporar dichas actas, una vez aprobadas, a los correspondientes libros oficiales.
- Velar por la inscripción en los registros públicos competentes de los acuerdos del Consejo que así lo requieran.
- Dar fe de las resoluciones adoptadas por el Consejo, mediante la emisión de certificaciones con el visto bueno del Presidente.
- Velar para que la actividad del Consejo se ajuste a las normas legales, estatutos, reglamentos y procedimientos internos de la sociedad.
- Velar porque los procedimientos y normas de buen gobierno de la sociedad se respeten y revisen periódicamente.
Las funciones del secretario del Consejo de Administración son importantes de conocer,
así como sus responsabilidades y obligaciones.
1.2 Responsabilidad del secretario del Consejo de Administración.
A parte de definir las funciones el secretario del Consejo de Administración, cabe destacar las responsabilidades del mismo. Y pueden verse en dos casos diferentes:
- En caso de ser consejero: estará sometido a la misma responsabilidad que el resto de consejeros.
- En caso de no ser consejero: su responsabilidad quedará limitada al cumplimiento de las funciones que le asigna la LSC y a la normativa interna, y según cada caso, podría responder por “culpa in vigilando” de las actuaciones irregulares que pudiese haber cometido el Consejo de administración.
¡OJO!, en cualquier caso, es recomendable la suscripción de un seguro de responsabilidad civil.
UNA OBLIGACIÓN QUE SE OLVIDA CON FRECUENCIA:
LA NECESIDAD DE NOMBRAR AL “LETRADO ASESOR”.
2. Letrado Asesor del órgano de administración.
Es conveniente discernir y aclarar que la figura del Letrado Asesor no debe entenderse como un Asesor general para todas las actividades de la Sociedad, pues su cometido está limitado a Asesorar legalmente las decisiones propias del nivel de decisión máximo de la sociedad.
El cometido del Letrado asesor del Órgano de Administración no se suple con el mero desempeño del cargo de secretario del órgano de administración, sin embargo, el Letrado asesor sí puede asumir también el rol de Secretario.
Cuando la Sociedad cuente con un Secretario o un miembro de su órgano de dirección o de administración en quien concurra la calidad de Letrado en ejercicio, con las condiciones previstas en la ley 39/1975, cualquiera de ellos podrá asumir las funciones que la presente Ley atribuye al Letrado asesor.
Una obligación que se olvida con frecuencia: nombrar a un Letrado Asesor.
2.1 Las funciones del Letrado Asesor.
- Las propias de su profesión que puedan asignarle los Estatutos de la Sociedad,
- Asesorar en Derecho sobre la legalidad de los acuerdos y decisiones que se adopten por el órgano que ejerza la administración, y en su caso, de las deliberaciones a las que asista;
- Asesorar en derecho sobre la legalidad de los acuerdos de convocatoria de las Juntas Generales que se adopten por el Órgano individual o colegiado que ejerza la administración, y
- Asesorar en los acuerdos que adopte el Órgano de administración en ejecución de acuerdos de las Juntas generales.
2.2 ¿Quien tiene la obligación de contar con la figura del Letrado asesor?
Tratándose de Sociedades domiciliadas en España:
- Cuando su capital sea igual o superior a trescientos mil euros (300.000,00 €) o,
- Cuando el volumen normal de sus negocios, según el balance y la documentación contable correspondiente al último ejercicio fiscal, alcance la cifra de seiscientos mil euros (600.000,00 €) o,
- Cuando la plantilla de su personal fijo supere los cincuenta (50) trabajadores.
Tratándose de Sociedades domiciliadas en el Extranjero:
- Cuando el volumen de sus operaciones o negocios en las sucursales o establecimientos que tengan en España sea igual o superior 300.000€ o,
- Cuando su plantilla de personal fijo supere los cincuenta (50) trabajadores.
3. Sanciones
Hemos visto las funciones del secretario del Consejo de Administración y sus responsabilidades. También que existe, en algunos casos, la obligación de nombrar a un letrado asesor. El incumplimiento de esta obligación jurídica es sancionado legalmente al establecerse que “la infracción será objeto de expresa valoración en todo proceso sobre responsabilidad derivada de los acuerdos o decisiones del órgano administrador”, lo cual, puede cobrar especial importancia considerando el incremento de delitos societarios que actualmente se puede constatar, la responsabilidad penal de las personas jurídicas, los procesos concursales en los que se someta a juicio la responsabilidad de los administradores por la insolvencia empresarial, así como la responsabilidad de los administradores que los acreedores pudieran exigirles.
Jose María Dutilh Carvajal.
