Ejemplos contables de gasto de personal

En este artículo presentaremos algunos ejemplos contables de gasto de personal.

Los principales gastos de personal que nos encontramos en la contabilidad de una entidad son los siguientes:

• Sueldos y salarios. Retribuciones brutas que la empresa paga a sus empleados (salario base, complementos, pagas extras, horas extras y otros).
• Cotizaciones a la Seguridad Social. Cuotas a cargo de la empresa que por ley debe pagar a la Seguridad Social por sus trabajadores (desempleo, formación y otros).
• Pagos que debe realizar la entidad por despidos, finiquitos o acuerdos.
• Retribuciones en especie. Corresponde con retribuciones no monetarias como vehículos de empresa, tickets restaurantes, seguros médicos, formación y otros).
• Gastos sociales y beneficios para los empleados. Dentro de estos gastos tendríamos gastos en actividades sociales, servicios como comedores, guarderías u otros gastos que mejoren el bienestar del personal.
• Formación y desarrollo. Cursos, masters o talleres que mejoren las habilidades de los empleados.

Adicionalmente te recomendamos visitar el post auditoría del área de gasto de personal, donde podrás conocer los procedimientos de auditoría que se realizan en esta área.

Contabilización de las nóminas

Antes de realizar el un ejemplo, comentaremos rápidamente que conceptos incluye una nómina de un trabajador. Son los siguientes:

Datos identificativos como nombre del trabajador, DNI, categoría profesional, antigüedad y otros.

Percepciones salariales (devengo):

1. Complementos salariales. Aquí se incluyen conceptos como antigüedad o productividad.
2. Horas extras. Remuneración pagada por la empresa por horas trabajadas fuera de la jornada laboral.
3. Pagas extraordinarias prorrateadas. En el caso de que el trabajador así lo solicite, se pueden prorratear las pagas extras en las nóminas mensuales.
4. Retribuciones en especie. Retribuciones como coche o seguro médico.
5. Indemnizaciones y finiquitos. En caso de despido o terminación del contrato deben pagarse indemnizaciones o finiquitos.

Deducciones:

1. Cotización a la seguridad social del trabajador.
2. Retenciones por IRPF (Impuesto sobre la renta de las personas físicas).
3. Embargos a los trabajadores.
4. Otras deducciones como anticipos.

Al final de la nómina tendríamos el líquido a percibir que sería el total devengado menos las deducciones.

Ejemplo de Contabilización de las nóminas

Ahora sí, realizaremos un ejemplo que nos sirva para entender cómo se realiza el asiento de las nóminas.

El departamento de contabilidad de CORISI, S.L. ha recibido del departamento de personal el resumen de nóminas del mes de mayo para que lo contabilice antes de realizar el pago. Los datos recibidos son los siguientes:

• Salario bruto: 30.000 euros.

• Seguridad Social a cargo del trabajador: 1.905 euros.

• Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF): 4.500 euros.

• Hay embargos a varios trabajadores por un total de 500 euros.

• Líquido a pagar: 23.095 euros.

• Seguridad Social a cargo de la empresa: 9.300 euros.

Una vez recibido el resumen de nóminas realizaremos el siguiente asiento:

Una vez realizado el pago a los trabajadores debemos realizar el siguiente asiento:

Cuando realicemos el pago del embargo de las nóminas solicitado por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Asiento de pago de las cotizaciones sociales de los trabajadores a la Seguridad Social:

Asiento de pago de las retenciones practicadas a los trabajadores a la Agencia Tributaria:

Ejemplo de Contabilización de las pagas extras

Por norma general, aunque no siempre es así, los trabajadores tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año, una de ellas en verano y otra en navidad, pero dependerá del convenio colectivo que se le aplique.

A continuación, incluiremos un ejemplo de cómo se contabiliza una paga extra, considerando que el importe bruto es de 2.400 euros, y se paga en junio.

Los datos serían los siguientes:

• Paga extra devengada: 2.400 euros. Mensualmente habría que contabilizar 400 euros.

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): 15% = 360 euros / 6 = 60 euros.

• Seguridad Social a cargo del trabajador: 6,35 % = 152,40 euros / 6 =25,4 euros.

• Importe líquido: 1.887,60 euros / 6 = 314,60 euros.

• Seguridad Social Empresa: 32% = 765,60 euros / 6 = 127,60 euros.

El asiento mensual sería el siguiente:

Cuando llegue junio, y se pague la paga extra, realizaremos el siguiente asiento:

También en este mes, corresponde pagar la seguridad social a través del TC1 y el IRPF (mensual o trimestral según corresponda).

Ejemplo de Contabilización de las indemnizaciones

Otra caso que suele darse en las empresas está relacionado con el gasto por indemnización.

Tenemos los siguientes datos:

• Trabajador despedido tras 5 años en la empresa.

• Salario mensual: 2.000 euros.

• Tipo de despido: despido improcedente.

• Días de indemnización: 33 días por año trabajado (régimen general tras la reforma laboral de 2012) En el caso de que su antigüedad hubiera sido anterior al 12 de febrero de 2012, habría una parte de 45 días por año trabajado.

Los cálculos serían los siguientes:

• Salario diario = 2.000 euros * 12 meses / 365 = 65,75 euros / día (hemos considerado que las pagas extras están prorrateadas en nómina).

• Cálculo de la indemnización = 33 días por año trabajador * 5 años trabajados = 165 días.

Indemnización = 165 * 65,75 euros = 10.848,75 euros.

El asiento contable a realizar sería el siguiente:

En el caso de que no se hubiera pagado y se hubiera recogido solo la obligación, deberíamos registrarlo contra una cuenta 465.

Es importante recordar, que las indemnizaciones están exentas de IRPF hasta 180.000 euros, y que no cotizan a la seguridad Social.

Si la empresa considera pagar más importe por indemnización que los 10.848,75 euros, en ese caso sí tributa por IRPF (pero solo la parte que exceda). En ningún caso cotizaría a la seguridad social.

Si quieres realizar una consulta o solicitar presupuesto, contacta con un auditor profesional del equipo de Audágora Auditores, estaremos encantados de atenderte y te responderemos con la mayor brevedad posible.

• By Audágora Auditores y Consultores
• 21/09/2025