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El uso de la tecnología en la gestión empresarial se ha convertido en uno de los pilares sobre los que pivota el día a día de las compañías. El dinamismo en el que está permanentemente envuelto el mercado TIC facilita que se pueda encontrar una amplia gama de soluciones que den cobertura a las necesidades específicas de cada tipo de empresa, ya sean por las especificidades de su modelo de negocio, por su tamaño o por el sector de actividad en el que operan.

Uno de los grandes retos para la gestión y control de los negocios, dado el el nivel de especialización del mercado, es invariable: que las herramientas estén al servicio de las personas y las organizaciones y no a la inversa. Para ello, la identificación de aquellas aplicaciones que pueden cubrir de una forma efectiva y eficiente los procesos de gestión y control es un aspecto crítico y no siempre bien cubierto en las compañías. Establecer un mapa de aplicaciones óptimo es todavía una asignatura pendiente muy común en el mercado empresarial.

A continuación se abordan tres tipos de herramientas, transversales a cualquier tipo de sociedad, y que se consideran necesarias para facilitar la gestión y el control de los negocios.

Cuadro de Mando Integral

“Lo que no se puede medir, no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar, no se puede mejorar". Parafrasear a Peter Drucker sigue plenamente vigente y la oferta tecnológica actual permite conseguir la finalidad descrita mucho más eficientemente que cuando el padre del management como disciplina la formuló.

El Cuadro de Mando Integral (o Balanced Scorecard) permite gestionar una organización reduciendo la incertidumbre y facilitando una ventaja competitiva respecto a terceros a partir de un sistema decisional. Este, para que realmente cumpla con su finalidad, debe contemplar la información estrictamente necesaria, confiable, comprensible y obtenida en el tiempo y formato adecuado.

La selección de la aplicación que soporte el sistema para la toma de decisiones debería realizarse una vez se han definido de forma concisa las variables para el análisis a considerar, ya sean indicadores de gestión (KPI’s) o métricas de negocio, mediante un enfoque top-down desde el nivel más puramente estratégico, siguiendo por el táctico y concluyendo en el operativo.

El mercado ofrece múltiples herramientas como soporte del Cuadro de Mando y son evaluadas periódicamente por prestigiosos analistas de mercado. No obstante, el punto de partida para una correcta elección, debería consistir siempre en un trabajo de análisis cuyo resultado sea la definición de requerimientos que puedan dar respuesta a las necesidades de información del propio negocio.

Herramienta de Mapa de Riesgos

La gestión integral de riesgos y la implantación de una herramienta como soporte está, en determinados sectores económicos, muy consolidada. En el financiero, por ejemplo, facilita cubrir el cumplimiento con los requisitos mínimos de capital en función de los riesgos operacionales asumidos de acuerdo a lo establecido por el Comité de Basilea. En cualquier caso, es cada vez más frecuente que en el resto de ámbitos de actividad se convierta en una prioridad para los órganos de gobierno de las compañías ya que su uso se convierte en una palanca de creación de valor para la organización.

Facilitar a la Dirección información de dónde residen los riesgos de la compañía, de una forma estructurada y con la aplicación de criterios homogéneos, se convierte en una necesidad imperante para poder anticipar la posible no consecución de los objetivos de negocio y establecer, si procede, las medidas correctoras necesarias.

Las herramientas del mercado que mejor cubren la gestión de riesgos están basadas fundamentalmente en su concepción por el estándar de la metodología COSO e incluyen entre sus funcionalidades la gestión de alta y mantenimiento de los riesgos a los que se expone la organización, la gestión de los controles en los que se deposita la confianza para la mitigación de los riesgos y el seguimiento de acciones tanto para potenciar los controles existentes como para incorporar nuevos. Su uso permite el tratamiento priorizado de aquellos riesgos cuya probabilidad de ocurrencia o impacto potencial que puede ocasionar, si se manifiesta, no se considera asumible por parte de la organización.

Herramienta para la automatización/comprobación de Cumplimiento Normativo

Dada la exposición de las empresas a un cada vez más creciente número de normas tanto internas (impulsadas desde las propias compañías) como externas (establecidas como obligación por un órgano regulador) se está extendiendo la tendencia de implantar una aplicación para la gestión del Cumplimiento Normativo.

Los requerimientos que se derivan de las múltiples normativas y estándares a los que se quiera acoger una organización, como son las obligaciones en materia de protección de datos, riesgos penales o blanqueo de capitales, la Directiva sobre Mercados de Instrumentos Financieros o la Ley Sarbanes-Oxley, las normas ISO 9001, 14000 ó 27001 así como cualquier otra legislación a la que estén sujetas las compañías de un determinado sector, justifican la implantación de una herramienta: se automatiza su seguimiento y evita tanto las sanciones que se deriven de la legislación vigente como el resto de posibles consecuencias, entre otro el efecto reputacional de un incumplimiento.

Las herramientas de Cumplimiento Normativo permiten llevar a cabo una evaluación detallada de los riesgos de cumplimiento, gestionar los controles implementados para cubrir las obligaciones a las que está expuesta la compañía y facilitar el seguimiento de la adecuación.

En definitiva, definir los requerimientos necesarios para una efectiva y eficiente implantación de todas estas herramientas es crucial para conseguir con éxito el objetivo que se persigue: Gestionar mejor. 
 

Carlos Viola