El cierre contable es un proceso crucial para cualquier empresa, ya que permite consolidar la información financiera y evaluar el rendimiento económico del período. Realizarlo de manera correcta es fundamental para garantizar la exactitud de los estados financieros y cumplir con las obligaciones fiscales.
Aquí te ofrecemos una guía práctica para llevar a cabo un cierre contable eficiente.
¿Qué es el cierre contable?
El ejercicio contable de una empresa consiste en un periodo de 12 meses donde se desarrolla su actividad.
El cierre contable de una empresa al final del ejercicio es el proceso mediante el cual se revisan, ajustan y consolidan todos los registros financieros de la empresa para preparar los estados financieros. Este proceso se realiza al final del ejercicio contable.
Cabe destacar que es importante conocer las fechas en las que la empresa esta obligada a formular cuentas, aprobar las cuentas (convocando una Junta General) y realizar el correspondiente depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil. Para ello puedes consultar el post de Ejemplos de Formulación, Aprobación y Depósito de Cuentas.
Diferencias entre cierre contable y ciclo de actividad de la empresa
Hay que tener en cuenta que el cierre contable y el ciclo natural de actividad de la empresa puede no coincidir. El ciclo natural de actividad de una empresa es el período de tiempo que abarca desde la adquisición de materias primas o mercaderías, pasando por la transformación, hasta la recolección de efectivo tras la venta de productos terminados o servicios. Dependiendo del tipo de negocio, este ciclo puede variar en duración.
Es fundamental conocer el ciclo natural de actividad de una empresa para entender cómo fluyen los flujos de efectivo dentro de ésta. Este ciclo determina el tiempo que toma convertir una inversión inicial en efectivo lo cual es crucial para la gestión del flujo de tesorería y la planificación financiera.
El ciclo natural de actividad puede variar en función de factores como el sector en el que opera la empresa, su tamaño, la demanda de sus productos o servicios y las condiciones del mercado. Por eso, entender y gestionar bien este ciclo es clave para la salud financiera y operativa de la empresa.
En el siguiente post puedes descubrir las ventajas y beneficios de hacer coincidir el cierre contable con el ciclo natural de actividad de la empresa.
Pasos para realizar el cierre contable
Durante el cierre contable, se llevan a cabo varias actividades clave:
1. Revisa y conciliaciones de cuentas:
El primer paso es revisar todas las cuentas de la empresa. Esto incluye verificar los saldos de las cuentas de efectivo, bancos, clientes, proveedores y otras partidas importantes. Las conciliaciones bancarias son esenciales para asegurar que los registros contables coincidan con los extractos bancarios. Verifica que no haya errores u omisiones que puedan afectar al balance de la empresa.
2. Registro de asientos pendientes:
Asegúrate de registrar todos los asientos contables pendientes, como amortizaciones y depreciaciones, provisiones, y ajustes por diferencia de cambio, entre otros. Estos registros son necesarios para reflejar correctamente los activos, pasivos y gastos del período.
3. Revisión de ingresos y gastos:
Revisa que todos los ingresos y gastos hayan sido registrados correctamente en el período correspondiente, de acuerdo con el principio de devengo. Esto incluye la facturación de ventas, cobros, pagos a proveedores, y todos los gastos operativos. La realización de este paso es clave para presentar un resultado financiero realista del ejercicio. Para ello habría que tener en cuenta las periodificaciones de ingresos y gastos registrados en el ejercicio que se corresponden con ejercicios futuros.
4. Recuento de inventarios:
Si tu empresa tiene inventarios, realiza un recuento físico y ajusta los registros contables para reflejar el valor real de los inventarios al final del período. Esto evita discrepancias en los estados financieros y garantiza la correcta valoración de los activos.
5. Reclasificación de deudas y créditos:
Todos aquellas deudas y créditos que estén pendientes de pagar o cobrar y se vayan a realizar o recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como deudas o créditos a corto plazo. Para ello se utilizan los cuadros de amortización y los contratos entre las partes para determinar que importes tendrían que reflejarse en el corto o el largo plazo.
6. Elaboración de las cuentas anuales:
Una vez realizados todos los ajustes y conciliaciones es momento de preparar los estados financieros. Estos incluyen el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria (y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo). Estos documentos reflejarán la situación económica y financieras de tu empresa y son fundamentales para la toma de decisiones.
7. Revisión y Aprobación:
Antes de cerrar oficialmente el período contable, es importante revisar todos los documentos con atención. Involucra a los responsables financieros de la empresa para asegurarse de que todos los datos sean correctos y estén completos. Una vez aprobado, procede a cerrar formalmente el período en tu software contable.
8. Presentación de Obligaciones Fiscales:
Con el cierre contable completado, estarás listo para cumplir con las obligaciones fiscales, como la declaración de impuestos. Asegúrate de presentar toda la documentación necesaria ante las autoridades competentes en el plazo establecido.
Realizar un cierre contable de manera ordenada y meticulosa, permitirá tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables y cumplir con todas tus obligaciones legales de manera oportuna, además, te prepara para enfrentar el próximo período con una base sólida.
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