El proceso de cierre contable anual en una consultora en la que el volumen de clientes suele ser muy elevado puede convertirse en una verdadera pesadilla que se alarga en el tiempo.
A pesar de llevar la contabilidad de las entidades españolas en numerosas ocasiones no es posible proceder al cierre sin una revisión exhaustiva por parte de la casa matriz correspondiente. Estos procedimientos internos suelen conllevar en su mayoría retrasos importantes a la hora de poder tener un cierre contable correcto que pueda ser revisado por el departamento fiscal de cara al cálculo del Impuesto sobre Sociedades.
En el departamento de contabilidad intentamos establecer una serie de procedimientos homogéneos de cierre contable que ayuden al cliente a obtener unos datos contables de total fiabilidad y con los que pueda proceder a su revisión de la manera más sencilla posible.
Los principales puntos a revisar son:
Gastos de personal
El objetivo es conciliar la cifra que aparece en la cuenta de resultados con la cifra incluida en el resumen anual de nominas y en el modelo anual de retenciones de nomina 190.
Cuadres de bases de IVA
Tenemos que comprobar que lo declarado en los modelos de IVA presentados así como el modelo de resumen anual, coincide con las ventas y los gastos que registrados en contabilidad.
Conciliaciones bancarias
Deberemos comprobar que los saldos de todas las cuentas bancarias registradas en los libros, coinciden con el saldo que aparece en extracto bancario a la fecha de cierre del ejercicio.
Saldos clientes y deudores
Debemos analizar las cuentas cuyos saldos son acreedores para descubrir las razones de dichos saldos anómalos. Objetivo adicional es revisar la antigüedad de los saldos de clientes. Tenemos que obtener una composición de las facturas que forman saldo final. Analizar su antigüedad y comunicar al cliente si existiera alguna factura más antigua a 6 meses por si hubiera que dotar la provisión por insolvencias.
Saldos proveedores y acreedores
Los saldos de proveedores tienen que ser todos acreedores, por lo que hay que analizar las cuentas cuyos saldos son deudores para descubrir las razones de dichos saldos anómalos.Un objetivo colateral de esta revisión es confirmar la antigüedad de los saldos. Tenemos que obtener una composición de las facturas que forman saldo final. Analizar su antigüedad y comunicar al cliente de las facturas antiguas y que no han pagado todavía.
Saldos con compañías de grupo
Este es un punto de gran importancia en nuestro caso debido al elevado volumen de entidades con casas matrices en el extranjero que tenemos como clientes. En los últimos años se está dando una gran importancia a estas operaciones tanto a nivel fiscal como contablemente; es necesario tener conciliado tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio. En este punto es fundamental enviar al cliente nuestros saldos y movimientos para que nos de su conformidad.
Provisiones de facturas pendientes de recibir y de emitir
El objetivo de este punto a revisar es lograr la correcta correlación de ingresos y gastos al cierre del ejercicio. Debemos revisar las provisiones vivas al cierre para evitar la duplicidad de gastos o ingresos en el ejercicio al no haberse desdotado provisiones creadas en periodos anteriores.
Contabilización de provisión del impuesto de sociedadesComprobación saldos cuentas impuestos
Tenemos que asegurarnos de que los saldos de las cuentas de pagos de impuestos coinciden con los impuestos presentados. Con ello conseguimos confirmar que los pagos de impuestos han sido contabilizados correctamente y que no hay impuestos pendientes de pago.
Reclasificación de largo plazo a corto plazo
El balance debe reflejar las deudas separadas entre largo plazo y corto plazo.
Gran Empresa Fiscal
Debemos confirmar si la sociedad ha alcanzado un volumen que lleve a tributar como gran empresa (mensualmente) o haya dejado de considerarse como gran empresa y en el año siguiente pasa a tener que presentar las declaraciones de impuestos trimestralmente.
Obligación de auditarse
Cada año deberemos revisar que nuestros clientes no superan los límites de auditoría obligatorios. En caso de que estos límites se superen deberemos informar al cliente para que tome las decisiones oportunas.
Infografía sobre el procedimiento de cierre contable en una PYME
Puede verse una infografía completa sobre el cierre contable en una PYME en este link
