El 22 de enero de 2012 publiqué en este blog un post titulado “Manual de calidad vs manual operativo” en el que hacía referencia a la necesidad de disponer, por parte de los despachos y firmas de auditores, de un manual operativo en el que “consten no sólo los requerimientos de la NICC1, sino todos los recogidos en las normas éticas y de auditoría que el auditor ha de observar escrupulosamente en la realización de su trabajo”.
Concretamente el requerimiento 32 de la Norma NICC1 de control de calidad publicada el 26 de octubre de 2011 establece:
“La firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que los encargos se realizan de conformidad con las normas profesionales y con los requerimientos normativos aplicables, y de que la firma de auditoría o el socio del encargo emite informes que son adecuados a las circunstancias. Dichas políticas y procedimientos incluirán:
a) Cuestiones relativas a la promoción de la consistencia en la calidad de la realización de los encargos (Ref: Apartados A32-A33)
b) Responsabilidades de supervisión; y (Ref: Apartado 34)
c) Responsabilidades de revisión. (Ref: Apartado A35)”
Políticas y procedimientos que deberán constar en un manual operativo de carácter interno donde se relacionen y describan la metodología, programas informáticos, plantillas y modelos a utilizar durante la ejecución de los encargos que contribuyan a garantizar el cumplimiento de la normativa de auditoría aplicable.
El apartado A32 de material complementario de la NICC1 recalca esta idea cuando indica: “A través de sus políticas y procedimientos la firma de auditoría promueve la consistencia de la calidad en la realización de los encargos. Esto se logra, a menudo, mediante manuales escritos o electrónicos, herramientas informáticas u otras formas de documentación estandarizada y material de guía específico para sectores o materias objeto de análisis”.
La Guía Orientativa de Implantación de Sistemas de Control de Calidad para Pequeñas y Firmas de Auditoría emitida por el Instituto de Censores en mayo de 2012 hace referencia a los procedimientos operativos cuando señala: “A menudo, las políticas están contenidas en los manuales de metodología de la firma para realizar los encargos, en la forma de comunicaciones estandarizadas, cuestionarios, listados de verificación y memorandos estandarizados. Esta práctica funciona bien para asegurar la aplicación congruente de los elementos del sistema de control de calidad tanto a nivel de la firma como del encargo específico”.
Es más, en el Anexo C relativo a recomendaciones para la elaboración de un manual de control de calidad, hay una referencia al manual de auditoria (operativo) con la metodología de auditoría aplicable a los trabajos de auditoría del despacho, incluyendo los programas, cuestionarios, modelos y formularios para la realización de los encargos
En el post citado proponía incluir dentro del Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC), ambos manuales, distinguiendo el de calidad del de auditoria. Sin embargo la experiencia adquirida tanto en la gestión y seguimiento de los SGCC y la implantación de las nuevas normas NIA-ES aconsejan modificar determinados postulados y comentarios expuestos en mi anterior escrito.
El nuevo marco normativo de auditoria (NIA-ES) y la obligación de cumplir con los requerimientos establecidos en él, exige modificar no sólo el contenido tanto del manual de calidad sino y sobre todo el operativo. La NIA 220[1] establece determinados requerimientos que deben ser contemplados en el manual de calidad. Sin embargo, muchos de los requerimientos de las restantes NIA-ES han de ser desarrollados de forma diferenciada en un manual que sirva a los auditores como guía de actuación en el desarrollo y ejecución de los encargos.
El primer aspecto a replantear es la conveniencia de separar ambos manuales de forma que el manual de calidad contenga exclusivamente aquellos requerimientos contemplados en la norma NICC1 y la NIA-ES 220; ello permitirá distinguir entre las políticas y procedimientos relacionados con la calidad, de aquellos otros relacionados con el estricto cumplimiento de la normativa en vigor en la ejecución de los encargos.
Una de las razones de separar ambos manuales es de carácter práctico en cuanto que la normativa y regulación de auditoría, -sobre todo es estos últimos años- es más cambiante que la normativa de calidad y ello como consecuencia de nuevas normas, modificaciones de las ya existentes, por resoluciones del ICAC, por los resultados de los seguimientos de calidad o por guías de actuaciones emitidas por las corporaciones profesionales. Modificaciones que son más fácilmente de realizar y comunicar a través de un manual técnico u operativo, que si se dispone de un único supermanual de calidad.
Otro de los motivos es el carácter pedagógico de ambos manuales, el primero por su carácter generalista marca las directrices y las políticas de calidad establecidas por la Dirección que han de ser observadas por todo el personal, mientras que el segundo (operativo) establece las pautas y pasos a seguir durante la realización práctica de los trabajos.
Las NIA-ES han de ser estudiadas y comprendidas por todos los auditores, pero sobre todo ha de asumirse y trasladarse al acervo metodológico de cada despacho o firma. La forma de hacerlo es mediante la creación de un máster de auditoría o un manual operativo donde se describa cómo llevar a la práctica los requerimientos de la nueva normativa.
Por lo tanto y a modo de conclusión, recomiendo adelgazar el manual de calidad limitando su contenido a las políticas y procedimientos contemplados en NICC1 y la NIA-ES 220 y confeccionar un manual de auditoría que contemple la forma en que el despacho o la firma de auditoría ejecutará los encargos de acuerdo a las NIA-ES.
Esteban Uyarra Encalado
