A día de hoy, no se entiende realizar una revisión o análisis de documentación electrónica (comunicaciones y ficheros electrónicos) sin utilizar los procedimientos, herramientas y metodologías de un proceso de eDiscovery.
El eDiscovery se ha convertido en la herramienta fundamental para las investigaciones corporativas en contextos como el de las investigaciones de Forensic, cumplimiento normativo, análisis de competencia, investigación del fraude y cualquier tipo de análisis de información que conlleve realizar búsquedas en grandes volúmenes de datos.
Además de las herramientas informáticas que soportan el procesamiento de los datos y son una ayuda indispensable en las tareas de revisión y análisis de la información, el proceso de eDiscovery es, en sí mismo, una metodología de trabajo desarrollada para la investigación de documentación en formato electrónico.
Metodología que incorpora procedimientos de trabajo para cada fase del proceso, desde la recopilación de los datos hasta la presentación de los resultados obtenidos tras la revisión.
Desde el punto de vista de la investigación Forensic, los beneficios del uso del eDiscovery se perciben de forma inmediata. De hecho, es casi impensable acometer, hoy en día, una revisión de grandes volúmenes de información electrónica de una forma eficaz y eficiente, sin contar con el eDiscovery.
Utilizando el marco de referencia desarrollado para el eDiscovery, los proveedores de servicios de Forensic hemos diseñado nuestros protocolos de investigación, ajustándolos a cada fase del proceso. Lo que nos ha permitido crear una forma de trabajo colaborativa con el resto de involucrados en el proceso de investigación. Por un lado, con los propietarios de los datos (normalmente las empresas y sus empleados), y por otro lado con los asesores externos (auditores, abogados, compliance) encargados de revisar y analizar las evidencias o indicios que se vayan encontrando en la investigación.
El modelo de investigación Forensic utilizado por BDO, engloba todas las fases del proceso de eDiscovery, lo que nos permite ofrecer una solución común a cualquier tipo de investigación.
Fuente: BDO Forensic Services España
En definitiva, aunando en el modelo a los actores principales en la investigación que son: Personas, procesos, tecnología.
Como hemos indicado, la colaboración entre las partes involucradas en la investigación es la clave. Y el proceso de eDiscovery nos permite tener esa colaboración, haciendo partícipe a cada parte en una u otra fase del proceso.
El procesamiento rápido y fiable de grandes cantidades de datos heterogéneos y, en ocasiones, poco estructurados, es otro de los beneficios inmediatos que se obtiene del uso de las herramientas informáticas diseñadas específicamente para las tareas de eDiscovery.
Herramientas diseñadas para poder ser utilizadas en todas las partes del modelo, capaces incluso de conectarse directamente a las nubes de los proveedores (Office 365 y Google Workspace) y hacer la recopilación de los datos (principalmente correo electrónico y ficheros) sin intermediarios. Ahorrando tiempo y recursos en esa primera fase de captación de los datos.
Adicionalmente, las herramientas incorporan las funcionalidades adecuadas para el tratamiento de cada tipo y formato de fichero, de forma que se cree un único y gran índice del contenido de cada documento, que posteriormente servirá para las tareas de búsqueda y análisis de los documentos.
La capacidad de análisis avanzado de los documentos es otro de los grandes beneficios que reporta el uso de herramientas de eDiscovery.
Las fases de revisión y análisis también han evolucionado en la medida en que las herramientas han incorporado funcionalidades derivadas de procesos típicos de la inteligencia artificial, como el aprendizaje automático y la identificación de patrones.
Ya no basta solo con hacer una lectura secuencial y pormenorizada de los documentos resultantes de una búsqueda de determinadas expresiones o palabras clave. Ahora las herramientas de eDiscovery permiten identificar documentos con unas determinadas características o temáticas similares (clusterización/segmentación), identificar relaciones entre las personas que se han intercambiado los documentos (gráficos de relación), establecer líneas temporales de creación, modificación o acceso a los documentos (gráficos temporales), etc.
Todas estas funciones analíticas, además de mejorar significativamente el trabajo de revisión de los documentos, proporcionan un importante ahorro de tiempo y recursos a dedicar en el proceso de revisión. Ayudando a realizar una revisión más rápida y, sobre todo, más eficaz de los documentos.
La realimentación de los procesos con la entrada de nuevos documentos, es otra de las aportaciones destacadas del uso de herramientas de eDiscovery. Un rasgo característico de las investigaciones, es que son dinámicas. Es decir, empiezan a partir de unos indicios o fuentes de información que se van completando con otras piezas a medida que avanzan los trabajos. El uso de las herramientas de eDiscovery permite reaprovechar todo el trabajo ya realizado en el primer procesamiento e incorporar nuevas fuentes de datos sin tener que parar en la revisión iniciada.
La accesibilidad y el uso compartido de la herramienta permiten gestionar los equipos de trabajo de una forma eficiente y segura, distribuyendo los esfuerzos y la dedicación de los recursos.
Todo esto ayuda a reducir los costes económicos, técnicos y humanos en todo el proceso de la investigación. Pudiendo tener controlado desde el principio el presupuesto a invertir en la investigación y, sobre todo, conocer la evolución de los costes y poder anticipar y planificar un posible extra coste, por ejemplo por la incorporación de nuevas fuentes de información en la investigación.
En definitiva, la utilización del modelo de eDiscovery nos permite ganar eficiencia en la investigación, incrementando la colaboración de las partes involucradas en la investigación (empresa, equipo de investigación y asesores legales), ajustando los plazos de la investigación a las necesidades reales del volumen de información a revisar, y por ende el coste total del trabajo.
Y todo ello, sin perder de vista el objetivo principal de una investigación en fuentes electrónicas que es, encontrar la información relevante para el caso, entre toda la información disponible.
Senior manager del área de Forensic
