El pasado 30 de marzo de 2016 el ICAC ha publicado una Resolución sobre “diversos aspectos relacionados con la acreditación e información del requisito de formación práctica exigido para acceder al Registro Oficial de Auditores de Cuentas”. Tema que afecta especialmente a los despacho y firmas de auditoría en cuanto obligados a informar sobre las horas y actividades profesionales ejercidas por el personal a su cargo y que sean consideradas como formación práctica.
El tema no es nuevo. Ya desde la primera ley de auditoría, se exigía para el acceso al Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), la debida acreditación de experiencia práctica en trabajos de auditoría con un auditor de cuentas o en una firma de auditoría. Tanto la actual Ley de Auditoría (art. 8) como la que entrará en vigor el próximo 17 de junio (art. 9), establecen los mismos requisitos de formación práctica a los candidatos que opten al examen de aptitud profesional que deberá extenderse por un período mínimo de tres años en trabajos realizados en el ámbito financiero y contable, y se referirá especialmente a cuentas anuales, cuentas consolidadas o estados financieros análogos. Al menos, dos años de dicha formación práctica se deberán realizar con un auditor de cuentas o una sociedad de auditoría, y en el ejercicio de esta actividad en cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
La acreditación de estas horas corresponde a los auditores de cuentas y firmas de auditoría que tengan bajo su cargo empleados que hayan colaborado en trabajos de auditoría. En este sentido la resolución regula que se considera como formación práctica necesaria, cuál en el mínimo de horas anuales a considerar como tal y la forma en se han de reportadas al ente regulador.
El artículo 35 del Reglamento de la LAC, obliga a rendir información anual al ICAC de la formación práctica que hayan realizado las personas a su servicio y en el caso de aquellos que decidan concurrir al examen de aptitud profesional, deberán aportar un certificado expedido por el empleador en el que conste el vínculo contractual que haya podido existir, así como al tiempo efectivo trabajado en auditoría de cuentas, conforme al detalle y contenido previsto en las disposiciones que establezca el ICAC.
De acuerdo con el art. 35.1 RAC, deberá acreditarse “la realización de trabajos efectivos en dicho ámbito durante, al menos, 5.100 horas, de las cuales 3.400 deben corresponder a tareas relativas a las distintas fases que componen la actividad de auditoría de cuentas. De este último número de horas, podrá justificarse hasta un máximo de un 20 por ciento (680 horas) por dedicación a otras tareas relacionadas con la actividad de auditoría de cuentas”. Según el apartado tercero.2 de la resolución el número de horas mínimo computable por persona y año es de 1.900 o la parte proporcional caso de prestación por un período inferior al año.
Ámbito de aplicación
A los efectos de esta resolución se considerará como personal en formación a todo aquel que preste sus servicios para un auditor de cuentas ejerciente o sociedad de auditoría, que colabore en el ejercicio efectivo de la actividad de auditoría de cuentas participando en la realización de encargos de auditoría de cuentas y, en su caso, en otras tareas relacionadas con dicha actividad y no tenga la condición de auditor de cuentas inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. Dicho de otro modo, no sólo afecta a los eventuales candidatos al examen de aptitud profesional sino a todo el personal colaborador en auditoría, no ROAC.
Entre las materias sobre las que ha de versar la formación práctica se encuentran las siguientes:
En cuanto a las tareas de auditoría, deberá acreditarse que han cubierto determinadas actividades relacionadas como son: planificación, ejecución e informe y comunicaciones, así como las relacionadas con los estados financieros auditados, contenido de la memoria y del informe de gestión.
La resolución establece que, además del personal empleado, se ha de incluir aquellas personas que en virtud de convenios de colaboración con la Universidad, hayan colaborado en trabajos de auditoría en régimen de becario o de cualquier otro tipo de contrato vinculante de conformidad con la regulación de las prácticas académicas externas de los estudiantes universitarios.
La información a remitir por los auditores y firmas respecto a la formación práctica desarrollada por el personal y en virtud de la función de supervisión otorgada al ICAC, podrá solicitarse su justificación y el correspondiente detalle, considerando que la citada información referida a “las distintas labores en relación con las distintas áreas o epígrafes realizadas por cada uno de los miembros del equipo de trabajo en cada encargo de auditoría, se encuentra ya recogida en la documentación y papeles de trabajo de cada encargo, y demás archivos del auditor de cuentas”. La afirmación anterior da por sentado que los despachos y firmas de auditoría, disponen de herramientas adecuadas de gestión de tiempos que controlan y acumulan las horas incurridas por su personal tanto en la ejecución de los trabajos de auditoría como sobre otras materias.
Por lo tanto, para la debida y fiable cumplimentación de lo dispuesto en esta resolución, es requisito indispensable disponer de datos relativos a las horas incurridas por persona, trabajo, tarea y período, con los que confeccionar la información a presentar al ICAC en el mes de octubre referida a los doce meses anteriores.
Necesidad de dejar constancia
Especial mención de la resolución a necesidad de dejar evidencia en los papeles de trabajo de las horas incurridas cuando establece que: “de acuerdo con lo previsto en la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas, los auditores de cuentas y sociedades de auditoría deberán dejar constancia en la documentación de cada trabajo de auditoría de cuentas, en relación con el personal en formación de acuerdo con el artículo segundo, la información correspondiente al tiempo empleado individualmente por cada uno de ellos en las tareas que efectivamente hayan realizado en las distintas fases de los trabajos de auditoría de cuentas en los que hayan participado”. Dicha documentación permitirá cumplimentar la información anual a reportar al ICAC así como la emisión de las certificaciones solicitados por los candidatos al examen de aptitud profesional.
Posibilidad de verificación
Tanto la información anual como la contenida en las certificaciones que se emitan. podrán ser objeto de verificación por parte del parte del ICAC de conformidad con las atribuciones otorgadas por la legislación vigente. Igualmente, la resolución recuerda que la no remisión de la información anual a la que antes me he referido está tipificada como FALTA GRAVE y por lo tanto sancionable por el órgano supervisor.
Anexos con modelos de certificación
La resolución viene acompañada de dos anexos correspondientes a los dos tipos de certificados, para trabajos de auditoría y para otras colaboraciones en el ámbito financiero y contable no relacionadas con la auditoría.
Entrada en vigor
La Resolución, finalmente, establece como fecha de entrada en vigor el 1 de octubre de 2016, a fin de que los auditores de cuentas y sociedades de auditoría tengan un margen de tiempo suficiente para adecuar los registros necesarios de recogida de la información a estos efectos.
CONCLUSIÓN
Como tuve ocasión de comentar en el post del pasado mes de febrero sobre “La gestión de tiempos en el nuevo marco normativo de auditoría” y anteriormente, en el artículo publicado en el número 25 de la Revista Contable de setiembre 2014, la nueva normativa y muy especialmente, la reciente resolución del ICAC sobre formación práctica, hace imprescindible la instauración de un sistema bien diseñado y fiable que permita acumular y gestionar los tiempos incurridos por el personal a nuestro cargo, con la finalidad no sólo de poder cumplimentar los requisitos formales de informar al ICAC de las horas dedicadas a trabajos de auditoría o para la confección de los certificados acreditativos para los exámenes de aptitud sino y sobre todo, como una herramienta fundamental sobre la que basar la gestión de la actividad de la firma de auditoría. Los nuevos tiempos y sobre todo la nueva normativa no obligan a instaurar sistemas que contribuyan a mejorar la eficiencia y la calidad en la realización de nuestra actividad profesional.
Desde la implantación de la aplicación Fortiming en Audinfor, disponemos de la información necesaria para cumplimentar la información anual requerida, sino para poder acreditarla ante cualquier comprobación que nos sea requerida y, como respuesta a la resolución del ICAC, se están desarrollando unos informes que faciliten la cumplimentación de los certificados que figuran como anexos en la citada resolución.
Autor: Esteban Uyarra
Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad del Pais Vasco (Sarriko) en 1971, auditor oficial de cuentas, y socio director de la firma Audinfor. Ha sido profesor de auditoría, así como Presidente del Colegio Vasco de Economistas. Ha escrito un libro publicado por el ICAC sobre "Gestión y Desarrollo de una firma de auditoria", así como diversos artículos publicados en revistas especializadas española
ANEXOS
ANEXO I: Modelo de certificado de haber seguido la formación práctica en trabajos de auditoría de cuentas
ANEXO II: Certificado de realización de otros trabajos en el ámbito financiero y contable
