En la gran mayoría de empresas, en algún momento el órgano de gobierno, se ha planteado si externalizar parte de los servicios que necesitan para su funcionamiento a través de organizaciones de servicios al evaluar las posibles ventajas que supondrían para la empresa, pero no podemos dejar de lado que pueden generarse riesgos si este proceso no se realiza correctamente y se fijan una serie de controles internos, tanto en la propia empresa como en la organización de servicios contratada.
Entre las principales ventajas que puede aportar la externalización de servicios, se encontrarían las siguientes:
Sin embargo cuando un auditor se encuentra con empresas que han externalizado algunos servicios, debe de obtener información por parte de la empresa sobre la naturaleza de esos servicios externalizados, qué controles se han establecido y evaluar si pueden existir riesgos que afecten al proceso de información financiera.
Ante esta situación, el órgano de gobierno de la empresa debe conocer qué controles tiene diseñados e implementados la organización de servicios, para garantizar el correcto uso de la información.
Es importante reseñar, que el órgano de gobierno de la empresa, aunque ésta sea de pequeña dimensión, si utiliza servicios externos que estén involucrados en la preparación de los estados financieros, no les exime de sus responsabilidades sobre los mismos
Suele ocurrir que en empresas de tamaño reducido, se externalice el proceso contable, desde el procesamiento de algún tipo de transacciones y su registro, hasta inclusive la preparación de los estados financieros.
La Norma Internacional de Auditoría, NIA-402 (Resolución del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, de 15 octubre de 2013), detalla cómo debe proceder un auditor cuando una empresa utiliza una organización de servicios, es decir, que ha externalizado una o varias tareas o funciones en una organización de servicios.
Las empresas deben facilitar a los auditores información sobre la naturaleza de los servicios recibidos, así como los controles internos aplicados por la organización de servicios, con el objeto de diseñar y aplicar procedimientos de auditoría para mitigar riesgos que afecten a los estados financieros.
No todos los servicios externalizados son relevantes para los auditores, solo aquellos servicios y controles que son parte del sistema de información de la empresa y que tienen un impacto relevante en la información financiera.
La NIA-402 es de gran utilidad para la propia empresa y no solo para los auditores, con el objetivo de reducir riesgos cuando ha externalizado servicios, el órgano de gobierno de la empresa debe plantearse una serie de preguntas para cada uno de los servicios externalizados a la hora de formalizar un contrato o acuerdo de servicios, donde figurase:
En conclusión, la NIA-402 aporta al auditor una herramienta de trabajo que le permite evaluar si los servicios externalizados por la empresa tienen fijados una serie de controles que le permitan evaluar si existen riesgos vinculados con la información financiera en la planificación y ejecución de su trabajo.
