Muchos compañeros me han pedido que publique mis impresiones sobre el tema del proceso del seguimiento en los sistemas de control interno de despachos y firmas de auditoría que se contempla en la norma NICC1. Desde hace tiempo, he sido reticente a escribir sobre este tema por un temor, tal vez infundado, a herir a algunas mentes pensantes y a algún otro que, considerándose dueño de la vedad, no admite otras opiniones que las propias.
Sin embargo, mis recientes experiencias sobre el tema y algunos comentarios vertidos en charlas a las que he tenido ocasión de asistir, me han animado a abordar esta materia en la confianza de que, como en otras ocasiones, pueda ser de utilidad para muchos compañeros responsables de pequeños despachos y firmas de auditoría y que, como suele ser habitual, creará alguna controversia.
Dada la complejidad del tema, dedicaré varios capítulos a este proceso que iré publicando en este blog y en los que expondré mis opiniones, sugerencias, modelos y ejemplos relativos al proceso de seguimiento de los sistemas de gestión y control de calidad internos (en adelante SGCC).
Con carácter previo he de señalar dos aspectos importantes. En primer lugar, el hecho de que este tema no es novedoso ya que los que, como en mi caso, han participado en procesos de certificación de la ISO 9001, conocemos y hemos padecido los procesos de auditoría interna de calidad y, en segundo, que la parte de la norma dedicada al seguimiento del sistema es la más críptica y confusa, lo que está provocando problemas a los responsables de su puesta en práctica [1].
Antes de nada y como aviso a navegantes, señalar que el seguimiento del sistema de gestión y control de la calidad (SGCC) va a ser uno de los aspectos sobre el que van a pivotar las próximas actuaciones de control a realizar por el ICAC. De hecho, y de acuerdo con la información recibida en recientes foros de auditores, el ICAC, mediante convenios a suscribir en breve con las corporaciones, iniciará este año la verificación del cumplimiento de los requerimientos de mejora recogidos en los informes de las revisiones de calidad que llevó a cabo durante los ejercicios 2010 y 2011, (ver mi post sobre las comunicaciones del ICAC).
Lo anterior significa que aquellos que fueron inspeccionados durante los años 2010 y 2011, posiblemente recibirán un escrito del organismo regulador informándoles de la apertura de un proceso de seguimiento de las actuaciones de control que en su día les fueron practicadas, con el fin de comprobar la correcta puesta en marcha de las acciones correctivas propuestas, entre las cuales estará la obligación de llevar a cabo, con carácter periódico, el proceso de seguimiento del SGCC. Dicho de otro modo, en el programa de control de los revisores enviados por el ICAC estará la de comprobar que se ha llevado a cabo la auditoría interna del sistema, en los términos establecidos en la norma NICC.
Las actuaciones del ICAC de control de calidad realizadas en 2010, se basaban en una norma a punto de extinguir, la de 1993, ya que el borrador de la NICC fue publicado a finales de ese mismo año. En cambio, para los que lo fueron en el 2011, la nueva norma, aunque pendiente de aprobación, ya era conocida pero su aplicación no era entonces exigible. Por último, para los que fuimos revisados en el 2012, la norma estaba publicada y aprobada, pero su puesta en práctica no era exigible hasta el 1 de enero de 2013.
En la actualidad, la norma NICC tiene plena vigencia y exigibilidad, lo que supone que todos los requerimientos contenidos en ella deben de estar recogidos en nuestro SGCC y han de estar funcionando de forma adecuada, incluido el proceso de seguimiento o auditoría interna del sistema al que se refiere éste y los sucesivos posts de esta serie.
SEGUIMIENTO. ASPECTOS CONCEPTUALES
El seguimiento del SGCC está regulado en la NICC en los requerimientos 48 a 56, y en los apartados del material complementario A64 a A72.
Como indicaba en mi artículo La puesta en marcha de la norma interna de control de calidad en los despachos de auditoria (III) (acceso al artículo en PDF), página 69, el seguimiento del SGCC se define como el proceso diseñado para proporcionarle una seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados y operan eficazmente.
Dicho de otro modo, los despachos y firmas de auditoría han de verificar de forma continua que su SGCC está correctamente diseñado, comunicado y actualizado y que en la ejecución de los encargos se observan escrupulosamente las políticas y procedimientos recogidos en el manual de control de calidad interno.
Además del objetivo general indicado, se han de considerar los siguientes objetivos adicionales:
1) Evaluar si durante las actuaciones de la firma se han observado las normas éticas de auditoría y cualquier otra normativa o regulación que le fuese de aplicación. (Cumplimiento normativa)
2) Evaluar si el sistema de gestión y control de calidad establecido por la firma está bien diseñado, ha sido convenientemente comunicado y explicado al personal y si ha sido implantado eficazmente (Adecuación del sistema de calidad).
3) Verificar que el sistema de gestión y control de calidad ha sido debidamente observado de forma que los encargos de auditoría han sido realizados conforme a la normativa aplicable y se han emitido los informes conforme a las circunstancias. (Cumplimiento del sistema de control de calidad).
El proceso de seguimiento a realizar por los despachos y firmas de auditoría está diseñado para aportarles un grado de seguridad razonable de que su sistema de control de calidad interno y, en concreto, sus políticas y procedimientos de calidad, son pertinentes, adecuados y operan eficazmente.
TIPOS DE SEGUIMIENTO DE LOS SGCC
Básicamente hay dos, no excluyentes, es decir, que la realización de uno no impide la realización del otro:
- el INTERNO a realizar por la propia firma o mediante la externalización del proceso y,
- el EXTERNO a realizar por el ICAC como parte de su labor de regulador de la actividad de auditoría en España.
CÓMO SE ALCANZAN LOS OBJETIVOS DEL SEGUIMIENTO
El seguimiento del SGCC tiene un doble enfoque:
- REVISIÓN DEL SISTEMA:
Comprobaciones sobre aspectos generales del SGCC ( diseño, comunicación, actualización y cumplimiento general )
- INSPECCIÓN DE ENCARGOS:
Aplicación práctica del SGCC en la ejecución de los encargos ( adecuado cumplimiento de la normativa aplicable, y sobre lo apropiado del informe emitido )
Este doble aspecto ha de ser tenido en cuenta cuando se aborde el proceso de seguimiento de los SGCC, tanto en lo que se refiere al alcance-metodología a aplicar, como en el perfil de quiénes pueden llevarlo a cabo.
OBLIGATORIEDAD DE LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO
La NICC, al igual que la anterior norma de calidad del 93, establece que los procesos de evaluación de los SGCC, han de realizarse de forma continua pero, a diferencia de aquella norma, la nueva establece una periodicidad de un año.
No es válido realizarla, como alguien ha intentado interpretar, bajo un ciclo de, por ejemplo tres años, es decir, hacerlo este año y no volverlo a hacer hasta transcurridos tres años.
Tampoco es válido el eludir el seguimiento bajo el peregrino argumento de que ya fuimos inspeccionados por el ICAC. Son dos cosas diferentes, el seguimiento o auditoría interna del sistema es un proceso obligatorio a realizar anualmente y la inspección del ICAC es una verificación externa a realizar por el ente regulador, en cumplimiento de sus funciones de controlador de la actividad de la auditoría.
MOMENTO DE REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL SISTEMA
Como se indicará más adelante, la auditoría interna del sistema ha de realizarse al menos una vez al año. No necesariamente en una sola fase, por ejemplo, podría ser admisible que el programa de seguimiento del año contemple la verificación de elementos del sistema en determinados meses, mientras que las inspecciones de los encargos podrían realizarse durante el tercer y cuarto trimestre del año, una vez emitidos los informes y compilados los papeles de trabajo.
Tampoco es requisito indispensable el llevarlo a cabo antes de final de año, todo dependerá de lo que se establezca en el programa de seguimiento. Lo que está claro es que se ha de realizar en un plazo suficientemente razonable para cubrir el periodo de un año, e informar oportunamente a la Dirección sobre los resultados obtenidos en el proceso de revisión.
Otra cuestión que me ha sido planteada es si el ejercicio deber ser año natural o el ejercicio partido que muchas firmas, como la mía, se corresponde con periodos coincidentes con nuestra actividad, por ejemplo de septiembre a agosto. Entiendo que no hay problema alguno en adoptar un periodo partido, es más, considero que tiene más lógica que el del año natural. El periodo objeto de seguimiento ha de estar explícitamente establecido en el manual de control de calidad.
Lo importante es que el proceso de seguimiento se lleve a cabo en periodos con menor carga de trabajo y la inspección, una vez emitidos los informes. Una práctica común en muchos despachos y firmas de pequeña dimensión, es realizar la revisión e inspección, una vez cumplimentado el modelo 03 de información al ICAC con los trabajos realizados.
En próximas entregas se abordarán otros aspectos relacionados con la auditoría interna del SGCC.
[1] En cierta ocasión y referido a un determinado requerimiento no demasiado claro de la NICC, pregunté a un conferenciante habitual en los cursos sobre el tema, supuesto conocedor de la norma, recibiendo como respuesta que no tenía una idea clara al respecto al no haber reflexionado hasta entonces sobre el tema.
