En las anteriores entregas se abordaron aspectos relacionados con la base normativa y los conceptos generales referidos al seguimiento del control de calidad a realizar por los despachos y firmas de auditora (1ª Parte).
Posteriormente (2ª parte) se trataron temas referidos al alcance, tanto anual como cíclico de tales procesos, y a las especiales consideraciones a tener en cuenta en los despachos individuales y firmas de pequeña dimensión en las revisiones e inspecciones.
En esta entrega voy a tratar la externalización del seguimiento, los diferentes pasos a seguir durante su realización y el contenido del informe a emitir por el auditor interno.
LA EXTERNALIZACIÓN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL SGCC
Como señala la norma en su apartado A68, los auditores individuales y las firmas de pequeña dimensión han de acudir a la figura del revisor externo para llevar a cabo la auditoria interna de su SGCC[1].
En artículos anteriores comenté que el proceso de seguimiento pivota sobre dos elementos, uno, denominado procedimental, que se refiere a lo adecuado de las políticas y procedimientos de control de calidad, mientras que el otro, o de inspección, ser refiere a su aplicación práctica en la realización de los trabajos. Así como el primero puede asumirlo uno de los socios, una empresa certificadora de calidad, o incluso un empleado con experiencia, conocimientos y autoridad suficiente, la inspección de los encargos únicamente puede realizarla un profesional con dilatada y probada experiencia en auditoria, que no haya intervenido en la ejecución del encargo a inspeccionar, ni en su la revisión de calidad o revisión de segundo socio (EQCR).
Cuando se externaliza el proceso es usual que quien la asuma, lleve a cabo ambas funciones, tanto el seguimiento de calidad como la inspección de los encargos.
Existen diferentes alternativas entre las que destacan:
a) Contratar a un profesional (o una firma) de reconocido prestigio con experiencia en control de calidad para además de la realización de procesos de seguimiento, la actualización del manual, asistencia técnica y formación sobre temas de calidad. También suele ser frecuente incluir su participación en los controles externos a realizar por el ICAC.
b) Acuerdos con otros despachos de forma que se realicen los seguimientos unos a otros. Esta fórmula puede adolecer de falta de preparación y experiencia de quienes realicen los seguimientos e inspecciones con el consiguiente riesgo de que sus resultados puedan ser invalidados posteriormente por el ICAC.
c) Establecimiento de marcos de colaboración interfirmas para la prestación común de determinados servicios, por ejemplo, asistencia técnica, formación o control de calidad. Este tipo de colaboraciones, no redes, supone la creación de equipos de expertos encargados de realizar los procesos de seguimiento e incluso de revisiones de control de calidad de encargos (EQCR) entre los despachos o firmas colaboradoras[2].
Sea cual sea la fórmula que se adopte se han de tener en consideración dos aspectos:
1) La confidencialidad debida, lo que supone recabar un compromiso escrito por parte del responsable del seguimiento del sistema sobre el secreto profesional a aplicar sobre la información y documentación a la que tenga acceso.
2) La no existencia de incompatibilidades respecto a los trabajos que sean objeto de inspección, sobre los que, como se ha indicado anteriormente, no debe haber participado en su ejecución ni en la revisión de calidad del encargo.
En este sentido se recomienda que, como parte de su informe, e independientemente de la declaración de confidencialidad comentada, se haga mención expresa a su independencia respecto de los encargos objeto de inspección.
En cuanto a la duración del contrato o del compromiso, puede ser por un año aunque se aconseja lo sea por un período de tres años coincidente con el del ciclo de seguimiento.
También es usual que cuando se externaliza el servicio de seguimiento del SGCC, también se incluya con carácter previo su colaboración en la puesta en marcha del sistema y en la confección del manual de calidad.
EJECUCIÓN Y FASES DEL PROCESO
Ya se trate de un auditor interno de la firma o externalizado, en el gráfico adjunto se describen las diferentes fases del proceso de seguimiento:
1. Revisión del manual. Con carácter previo, el auditor interno ha de examinar, conocer, revisar y evaluar el sistema implantado para lo cual, además de entrevistarse con el director y responsable de calidad de la firma, deberá leerse el manual y estudiar lo adecuado de sus modelos y formularios y comprobar que contiene todos y cada uno de los requerimientos normativos. En este paso se asegurará que el sistema ha sido correctamente comunicado a toda la organización de la firma y que su contenido está actualizado con los cambios habidos desde su última publicación. También se solicitará en esta fase copia de los informes de los seguimientos anteriores, tanto internos como externos (ICAC) básicos para preparar el programa de actuación.
2. Preparación del programa de trabajo. Conocido el sistema y con el programa de seguimiento anual y el cíclico a tres años aprobados por la Dirección, seleccionará el o los encargos terminados[3] y las áreas a inspeccionar y preparará los programas y cuestionarios a utilizar en el seguimiento, unos referidos a los elementos del sistema objeto de revisión y otros relacionados con la ejecución del encargo seleccionado. También se establecerá en esta fase la fecha de realización del proceso[4].
3. Entrevistas y verificación del sistema. Mediante entrevistas y verificaciones documentales (registros de calidad) se revisará la adecuación y cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de calidad especialmente sobre el liderazgo y políticas de calidad, la aceptación y continuidad de clientes, el aseguramiento de la independencia y los procesos de seguimiento. Es esta fase se revisará el grado de cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas surgidas de los procesos de seguimiento anteriores, tanto internos como externos (ICAC).
4. Inspección de los encargos. Sobre los trabajos seleccionados, se revisarán el contenido de los informes de auditoria emitidos, las cuentas anuales formuladas, las cartas de manifestaciones, las cartas propuestas o contratos, las declaraciones de independencia, etc. Los aspectos relativos a la independencia, incompatibilidades o amenazas (familiaridad) se aconseja se verifiquen con carácter fijo. De acuerdo con el programa aprobado por la Dirección, se examinarán las áreas seleccionadas, unas de carácter fijo como las comentadas y otras de forma cíclica. Especial consideración a las quejas y reclamaciones, renuncias de encargos, consultas formuladas y a las revisiones de calidad del encargo realizadas sobre los trabajos seleccionados. Los procedimientos de revisión y supervisión aplicados en los encargos objeto de inspección han de ser objeto de especial atención por parte del revisor.
5. Emisión del informe y formulación de las acciones correctivas y preventivas. Con la documentación y la información obtenida, el revisor/inspector emitirá su informe con el contenido que más adelante se comentará. Adicionalmente, siempre y cuando no lo indique en el propio informe, el inspector preparará unos formularios con las acciones correctivas a aplicar de forma inmediata por la firma con las que corregir las deficiencias e incumplimientos identificados, y aquellas otras de carácter preventivo, relativas a las observaciones sobre situaciones o deficiencias no sistemáticas.
6. Comunicación a la Dirección y al personal del equipo profesional. El proceso de seguimiento no alcanzará sus objetivos si sus resultados no son comunicados de forma adecuada y oportuna a la Dirección y a los miembros del equipo profesional. En este sentido, es más que recomendable que el auditor interno participe en las correspondientes reuniones e incluso exponiendo, junto al responsable de calidad, los resultados obtenidos y las acciones correctivas a adoptar por la firma[5].
En los procesos de seguimiento se han de tener en cuenta algunos otros aspectos que considero fundamentales para alcanzar los objetivos previstos y contribuyan a mejorar los procedimientos y sistemas de control:
1) Tanto el auditor interno como y sobre todo la Dirección han de asumir y transmitir al resto de la organización la importancia del proceso de seguimiento. No se trata sólo del cumplir con un requerimiento normativo, sino que supone una oportunidad para conocer y evaluar si las políticas y procedimientos aplicados por la firma son adecuados, eficaces y eficientes.
2) Lo anterior tiene especial importancia cuando el revisor externo de acuerdo con sus conocimientos y experiencia puede aportar recomendaciones prácticas sobre cómo mejorar nuestra metodología de trabajo.
3) La actitud del auditor interno (revisor/inspector) ha de ser cordial, respetuosa y objetiva, inspirándose en todo momento en su carácter colaborador e incluso pedagógico aportando valor y consejos prácticos. La cordialidad, educación y buenas maneras favorece el proceso y la comunicación y no están reñidas con la imparcialidad y neutralidad debidas del revisor.
4) Sobre los resultados obtenidos, el revisor ha de establecer la relevancia de sus hallazgos bien por su afectación al sistema o sobre la calidad de los trabajos asumidos por la firma, siempre bajo la perspectiva de su tamaño, estructura y características.
5) En cuanto a la utilización de programas y cuestionarios, si la firma ya contempla en su manual determinados modelos para realizar el seguimiento se adoptarán por el revisor salvo que considere deban ser modificados o completados.
6) Durante el proceso el revisor solicitará las explicaciones y aclaraciones oportunas y comprobará el cumplimiento de lo dispuesto tanto en el manual de calidad como en los encargos seleccionados, para lo cual es aconsejable que el responsable del control de calidad de la firma participe durante el proceso y en el caso de la inspección, lo haga el socio y/o el jefe de equipo responsables del encargo.
7) Está claro que los trabajos a inspeccionar han de estar terminados, lo que supone que el informe ha de estar emitido y los papeles de trabajo, compilados.
8) Por experiencia propia se ha de solicitar antes de la realización del proceso de seguimiento, la información que ha de remitir al inspector y aquella otra disponible para su examen in situ. La preparación previa y las verificaciones realizadas por el inspector antes de la visita reduce su duración y permite disponer de tiempo adicional para tratar otras cuestiones y cambiar impresiones con los responsables de la firma.
9) Las revisiones de calidad de los encargos (EQCR) no suelen ser asumidas por los despachos y firmas de pequeña dimensión lo cual no impide que deben de ser contempladas en todas los papeles de trabajo, tanto en la fase de planificación como y sobre todo en la de revisión final del trabajo.
10) Especiales cuidados con el seguimiento de despachos y firmas que realicen encargos de Entidades de Interés Público, al objeto de que se observan los requerimientos normativos establecidos para este tipo de encargos.
11) También se ha de revisar con carácter fijo todos los aspectos relacionados con la rotación obligatoria a aplicar en los supuestos previstos en la Ley de Auditoria y en el Reglamento que lo desarrolla.
12) La adecuada planificación de los trabajos, la identificación y evaluación de los riesgos de auditoria, determinación de la cifra de Importancia Relativa deben ser aspectos a revisar por parte del inspector.
13) Un aspecto que con carácter fijo ha de revisar en la inspección de los encargos es la información revelada en las cuentas anuales auditadas.
14) Al final del proceso el revisor ha de contar con la información y documentación acreditativa suficiente para concluir si el informe emitido es apropiado a las circunstancias; afirmación ésta que ha de constar en su informe de seguimiento.
EMISIÓN Y CONTENIDO DEL INFORME DE REVISIÓN
Terminado el proceso de revisión/inspección se emitirá el preceptivo informe. No hay un modelo preestablecido. El instituto de Censores en su Guia de Implantacion del Sistema Control Calidad publicada en el 2012, incluye un modelo que puede servir de base. (acceso al documento en PDF).
A modo de propuesta, puede considerarse como esquema de un informe de seguimiento el siguiente:
1) Datos Generales de la firma inspeccionada:
a. Nombre del responsable de la firma y el de calidad.
b. Nombre del socio (s) responsable(s) de los encargos objeto de inspección.
c. Nombre del auditor interno responsable del proceso de seguimiento.
d. Periodo cubierto.
e. Fecha de inicio y finalización del proceso de inspección.
2) Mención al plan cíclico y programa de seguimiento (a adjuntar al informe).
3) Breve descripción de la firma y del sistema de calidad implementado.
4) Seguimiento del Sistema de Control de Calidad Interno:
a. Conclusiones alcanzadas.
b. Incumplimientos.
c. Observaciones.
5) Proceso de inspección:
a. Datos del encargo (s) seleccionado (s) y criterios de selección utilizados.
b. Conclusiones de la inspección.
c. Incumplimientos.
d. Observaciones.
6) Determinar si los informes inspeccionados son apropiados o no[6].
7) Acciones correctivas y preventivas.
8) Consideraciones finales, si procede.
10) Anexos: Programa de seguimiento. Revisión y situación de los acciones correctivas (auditoría interna) o requerimientos de mejora (control externo del ICAC)
En algunos informes de seguimiento a los que he tenido acceso, el auditor interno, a modo de recomendaciones de mejora, emite un informe complementario sobre determinados aspectos operativos susceptibles de modificación para que la firma, caso de considerarlo apropiado, los incluya en su manual operativo para su aplicación en los sucesivos trabajos que se acometa.
(En la cuarta y última entrega se comentarán en detalle los aspectos relacionados con las acciones correctivas y preventivas, las quejas y reclamaciones, la formulación de consultas técnicas, la comunicación de los resultados de los procesos de inspección y una relación de las principales deficiencias e incumplimientos detectados en los procesos de seguimiento de los SGCCs.
Socio director de Audinfor
[1]SGCC (Sistema de Gestión y Control de Calidad Interno)
[2]Colaboraciones que se pueden formalizar mediante figuras jurídicas como AIE (Agrupación de Interés Económico), UTE (Unión Temporal de Empresas) o simple convenios de colaboración a firmar entre los despachos o firmas miembros.
[3] Normalmente en base al modelo 03 remitido al ICAC con todos los trabajos de auditoria realizados en el periodo.
[4] Como se indicó en otro post, el proceso, salvo la inspección, puede realizarse durante todo el ejercicio, o en una sola fase como es el caso de los despachos individuales y firmas de pequeña dimensión.
[5]Es en esta fase cuando en función de los resultados obtenidos pueden adoptarse otro tipo de medidas como las disciplinarias sobre empleados que hubieran actuado de forma negligente o contraria al código de ética de la firma. Igualmente el comité de Dirección podría adoptar decisiones respecto a apartar a un socio de sus responsabilidades sobre un encargo o establecer medidas adicionales de control como por ejemplo la revisión de un segundo socio (EQCR) sobre todos sus trabajos.
[6] Los informes pueden ser inapropiados por diferentes causas, por ejemplo incompatibilidades no asumidas o que habiendo sobrevenido durante el trabajo, no se tuvieron en consideración; por incumplimientos significativos del marco de información financiera aplicable o por omisiones de información en la memoria no puestas de manifiesto por el auditor en su informe o por incertidumbres no informadas. Cuando el responsable del seguimiento se encuentre con este tipo de situaciones y una vez que se cerciore de lo inapropiado del informe, lo pondrá en conocimiento del titular del despacho o del director de la firma par que proceda a identificar y evaluar la gravedad de los hechos, solicitando en su caso la opinión y asistencia de la corporación profesional e incluso del propio ICAC. Si se concluyera que el informe ha sido inadecuado, se consultará con los asesores legales a fin de conocer y evaluar las consecuencias e informar a la entidad auditada, al ICAC y al Registro Mercantil, todo con ello con independencia de las acciones disciplinarias que, en su caso, corresponda adoptar.
[7]El informe deberá ser firmado obviamente por el responsable del seguimiento y por el titular del despacho o por el director de la firma inspeccionada.
