Las nuevas tecnologías digitales están revolucionando la función financiera y convirtiendo los procesos contables en oportunidades para la creación de valor. La Inteligencia Artificial, el procesamiento ultra-veloz, la robótica y la digitalización de los datos, permitirán a las empresas desbloquear nuevas fuentes de beneficio. Hablamos de ‘pronosticadores’ basados en IA que permiten a las compañías cubrir su riesgo de tipo de cambio, de las posibilidades que abre el tener acceso a la contabilidad en tiempo real, o de la actualización de los procesos y los sistemas que permitirán optimizar la función financiera y reducir costes.
Son varios los factores que, desde el año pasado, han acelerado esta revolución. En primer lugar, la pandemia obligó a las compañías de todo el mundo a pisar el acelerador en lo que se refería a sus programas de digitalización, ya fuera para poder responder a la demanda urgente de información contable a tiempo real, o para hacer posible el trabajo en remoto de toda la plantilla.
En segundo lugar, la pandemia ha redoblado la presión por reducir costes, obligando a la función financiera a redimensionarse y a obtener más beneficios para el negocio a través de tecnologías que están evolucionando rápidamente, como la automatización de procesos robóticos (más conocida como RPA, por sus siglas en inglés) o la minería de procesos.
Por último, muchos de los software o sistemas de planificación de recursos empresariales (o ERP, por sus siglas en inglés) que se utilizan actualmente, ya estaban llegando al final de su vida útil, por lo que deben ser reemplazados por soluciones más avanzadas. Sus sustitutos utilizarán más tecnología y ofrecerán mejores soluciones.
Los directores financieros pueden aprovechar las herramientas digitales para crear valor en toda la empresa
Al aprovechar la digitalización, los CFOs pueden ayudar a la función financiera a crear valor para toda la organización, en lugar de operar como un centro separado. Creemos que los beneficios de la digitalización de la función financiera serán mayores en tres áreas, que abordamos a continuación.
1. Transformando las finanzas para transformar el negocio
La actualización, por parte de las empresas, de sus sistemas ERP, la automatización de los procesos de contabilidad y el despliegue de la IA, la robótica y otras tecnologías emergentes para gestionar la contabilidad, está transformando las funciones financieras en todo el mundo. El reto para sus directores está en comprender cómo estas herramientas digitales pueden apoyar programas de transformación empresarial más amplios.
Un ejemplo es la herramienta digital de evaluación del plan de cuentas (por sus siglas en inglés, COA) que se diseñó para una empresa minorista multinacional líder con sede en México. Se trata de un perfilador de datos que muestra el uso y el propósito de cada cuenta y permite a los usuarios tomar decisiones alineadas con los objetivos que se persiguen. Además, la herramienta también funciona como un cuadro de mando de gestión de proyectos, y muestra actualizaciones en tiempo real sobre las cuentas individuales. Este perfilador ofrece una visión dinámica y personalizada de los cambios en el plan contable, e información en tiempo real que permite tomar decisiones basadas en datos.
Para desarrollar soluciones digitalizadas como estas, los directores financieros deben preguntarse, en primer lugar, si están a la altura de sus competidores y utilizan las últimas tecnologías para lograr la eficiencia.
Por ejemplo, la transformación del ERP basada en la nube simplifica el núcleo digital de la función financiera y permite la estandarización de servicios y sistemas como los ingresos, el alquiler, el plan contable y la presentación de informes. Por su parte, los programas de RPA pueden identificar e implementar casos de uso de la automatización. A un nivel más detallado, las herramientas digitales pueden minimizar las inconsistencias entre los procesos financieros que están divididos entre varios centros de servicios compartidos (SSC) y centros de excelencia (CoE) con líneas de producción en diferentes países.
Otras eficiencias aportadas por las nuevas tecnologías incluyen el análisis digitalizado de contratos, los manuales de contabilidad apoyados en chatbots, y las soluciones de contabilidad inteligente con múltiples capas de IA para la facturación de pedidos que no sean de compra (más conocidos como PO).
2. Los servicios gestionados: una vía rápida para la digitalización de las finanzas
El siguiente paso para los CFO es evaluar si internamente cuentan con los recursos y la experiencia para digitalizar la función financiera o si, por el contrario, necesitan apoyo externo para conseguirlo. Las capacidades para sacar el máximo provecho de las nuevas tecnologías pueden ser difíciles de encontrar en la empresa. Sin embargo, hoy en día existen oportunidades para buscar servicios gestionados y prestados por proveedores especializados en activos digitales y últimas tecnologías.
Por ejemplo, para una empresa mediana con una cartera de unos 100 alquileres de activos como vehículos y oficinas, no suele ser rentable invertir en un sistema de alquiler independiente. En cambio, subcontratar esta labor a un proveedor de servicios que pueda aprovechar las herramientas digitales para gestionar toda la cartera, desde la evaluación inicial del alquiler hasta las entradas mensuales, trimestrales o anuales recurrentes, sería mucho más eficiente.
Esas herramientas digitales también son capaces de modelizar y analizar el impacto financiero del periodo de alquiler previsto comparando las condiciones actuales del contrato con los datos actuales del mercado. Esto permitiría al cliente decidir si tiene sentido ampliar el contrato actual o negociar uno nuevo.
Para aprovechar al máximo los servicios gestionados, los directores financieros deben revisar todos los aspectos de la función financiera desde una perspectiva digital. Un tema clave a considerar es plantearse si un aumento de la automatización en la función significaría que operaciones rutinarias de contabilidad, cumplimiento y control podrían pasar a subcontratarse a un menor coste. Esto permitiría a la plantilla centrarse en el análisis y la toma de decisiones de alto valor. En este contexto, los CFO también tendrán que decidir si reducen el equipo, dado que un enfoque tecnológico externalizado debería ayudar a la organización financiera a ser más ágil.
Los servicios gestionados también pueden ser una solución provisional durante las actualizaciones tecnológicas, que resultan muy costosas y requieren mucho tiempo. Los proveedores de servicios pueden asegurar la continuidad de los datos y ofrecer entradas actualizadas para los registros del cliente mientras se realizan los trabajos de migración de las plataformas antiguas.
3. Predicción y análisis: las finanzas digitalizadas pueden ofrecer datos para aprovechar oportunidades oportunidades
En la era digital, los datos se han convertido en el activo más valioso de una empresa, y la pandemia ha acelerado la implantación de las nuevas tecnologías. En este contexto dinámico y de transformación, existen cada vez más oportunidades de utilizar los datos en la función financiera para desarrollar soluciones digitales que puedan mejorar la toma de decisiones y la planificación estratégica.
Los directores financieros deben trabajar con expertos en datos para determinar cómo puede ayudar a establecer la dirección estratégica de la empresa la información que posee la función financiera. Los indicadores digitales que calculan las diferencias de cambio entre distintas divisas son sólo una de las herramientas que ya están disponibles para ayudar a las empresas a anticipar el futuro con mayor precisión y confianza.
Este tipo de herramienta puede reducir el riesgo de cambio y la exposición a la cobertura de una empresa combinando el histórico de la contabilidad interna con los datos públicos de otras divisas. Estas herramientas de predicción tienen aplicaciones muy concretas. Por ejemplo, en vísperas de comenzar la época más ajetreada de su ciclo comercial, un fabricante de productos de repostería combinó el histórico de la empresa con los datos meteorológicos de mercados clave para mejorar las previsiones de ventas y la liquidez mediante la elaboración de modelos.
Las aplicaciones de estas herramientas crecen cada día, pero el futuro ya está entre nosotros. Los CFOs deben aprovechar el momento para sacar partido de la revolución digital en la función financiera y apoyar la transformación de toda la empresa.
